Centro de Documentación de Hearst España

Luis Alguacil
Director de Documentación de Hearst Magazines España

Los servicios de Documentación suelen estar en los sótanos de los edificios porque son los cimientos de las empresas. Y desde este lugar privilegiado escribo para que conozcáis un poco mejor cómo es nuestro departamento.

Documentación de Hearst España da cobertura a las dieciocho revistas destinadas a su venta en kiosco, a sus versiones digitales, a las revistas de empresa realizadas por contrato; y a los departamentos de publicidad, marketing y jurídico que asisten a todas las cabeceras. Además, el departamento trabaja como una empresa de press clipping elaborando diariamente dosieres cuyos destinatarios son principalmente los distintos directivos: miembros del comité de dirección y directores de revistas y otros departamentos.

Las cabeceras de Hearst España de venta en kioscos son: Elle, ElleDecor, Nuevo Estilo, Micasa, Casa Diez, Cocina Diez, Diez Minutos, AR, Qué Me Dices!, Telenovela, Tp, Supertele, Car and Driver, Deviajes, Emprendedores, Quo, Fotogramas y Crecer Feliz. Además de estas publicaciones, nuestro porfolio comprende doce títulos de revistas de empresa como Audi, Hala Madrid, Paradores o Endesa.

Precisamente, en la variedad de cabeceras y sus respectivos targets reside tanto la complicación como el entretenimiento de nuestro trabajo de documentalista. También responde a estas apreciaciones el hecho de que trabajemos para productos, revistas principalmente, que están en continuo cambio (de línea editorial, de su plasmación en el diseño, de la relación de los contenidos editoriales con los publicitarios…) lo que nos obliga a revisar constantemente lo archivado para evitar que pierda validez, y a replantearnos qué guardar para que sea útil en el futuro y cómo hacerlo. Si trabajamos para productos cambiantes las normas del departamento no pueden ser rígidas, aunque deban existir unas reglas inamovibles que actúen como un esqueleto que sustente las indexaciones. Aunque, y hay que volver a insistir, esas reglas sean las mínimas posibles.

Y es la apuesta por la futura utilidad de los materiales guardados lo que nos obliga a estar continuamente estudiando dos variables: la evolución de las revistas y la utilización de nuestro material en ellas.

· La evolución de las revistas

Tenemos la obligación de conocer al detalle las revistas para las que trabajamos, de conocer cómo llenan en las redacciones cada milímetro de papel, cuál es su línea editorial e, incluso, a los redactores encargados de hacerlo. Cuanto más sepamos, mejor; cuanto más estrecha sea la relación con los distintos elementos de las redacciones, más fluidas serán nuestras conversaciones con ellos, más nos adelantaremos a sus necesidades, mejor estructuraremos los materiales que generan o los ajenos cuyo fin es que sean aprovechados por ellos mismos. E, incluso, más acertado será el vocabulario que escojamos para indexarlo.

Con ello, además de hacer mejor nuestro trabajo conseguimos que seamos tratados como compañeros, como parte integrante y vital de la redacción, y nos valoren como merecemos. Dejamos de ser los chicos de Documentación para convertirnos en los compañeros de Documentación. Dejamos de ser una extensión de teléfono que, aunque muy resolutiva, no tenía cara.

Para ello estudiamos cada número nuevo de las revista, comentamos las diferencias con los anteriores, y preguntamos por ellas a quienes corresponda para confirmar si son algo puntual o un cambio de línea editorial que obligue a modificar nuestras pautas de trabajo.

· Utilización de nuestro material

Por muchos datos que tengamos, por muy bien que creamos que trabajamos, debemos confirmar que es así, que somos útiles, mejor dicho, muy útiles. Cuando se trabaja en revistas, quienes integran las redacciones pueden analizar su trabajo cada semana o cada mes con cada uno de los números nuevos. El redactor de semanales tendrá encima de su mesa un ejemplar cada siete días para estudiar los temas escritos o maquetados por él. Y en una semana puede rectificar o ratificar para posteriores números según lo observado. Cuando un documentalista indexa y archiva una foto o un texto puede pasar un tiempo demasiado largo para su reutilización. Y hasta que llega ese momento nadie nos comenta acerca de la calidad o conveniencia de nuestro trabajo. Y la libertad que da no ser corregidos puede convertirse en un problema, ya que tiende a traducirse en una comodidad poco conveniente.

Para evitar en la medida de lo posible esta posibilidad observamos la relación, principalmente, entre las fotos publicadas en cada ejemplar y las que proceden de Documentación. Cuando esa relación sufre desvíos extraños provocamos una reunión con la redacción para examinar en común si se debe a causas puntuales o a otras a las que deberíamos acomodarnos.

En resumen, conociendo muy bien a nuestros «clientes», las revistas; teniendo sentido autocrítico, y comunicándonos con asiduidad con ellos podemos hacer mejor las cosas, ser más efectivos, ser indispensables.

Lo expuesto hasta ahora apunta principalmente hacia el mundo del papel, pero no hay que olvidarse del universo online, la ventana abierta por la que está entrando aire fresco y posibilidades publicitarias muy interesantes a los medios de comunicación. Con respecto a este universo, el documentalista debe controlar el vértigo que produce la inmediatez de la información y las imágenes que la ilustran. Incluso el volumen necesario para hacerlo, generalmente más generoso que si se trata del papel. Controlada esta velocidad o, mejor dicho, acostumbrados a ella también estamos obligados a conocer, intuir y prever los contenidos en soportes digitales. Y la fórmula para hacerlo es la misma: observación, estudio de las páginas web y apps y mucha comunicación con los encargados de elaborarlas.

En este sentido ha facilitado las cosas que las redacciones de papel y web estén completamente integradas en Hearst: teniendo a los mismos interlocutores la visión global es más acertada y las conversaciones más ágiles.

· ¿Qué pasa por nuestras manos?

Los aspectos teóricos sirven para establecer los marcos de trabajo, pero se mostrarán más o menos eficientes si el volumen del mismo permite aplicarlos con efectividad. En Hearst están diseñados para poder asumir todos los meses una media de treinta mil imágenes y dos mil textos, la mayoría de ellos en formato PDF.

Sobre las treinta mil fotos realizamos una selección, descartando unas veinte mil. Sólo guardamos e indexamos diez mil, las que creemos con más posibilidad de reutilización. Desde luego es aquí, en esta labor de selección, donde nos la jugamos: una imagen tirada es una imagen perdida para siempre; una imagen guardada pero nunca solicitada es un tiempo dedicado a ella que podría ser empleado en otra actividad más útil. Sí que es verdad que los departamentos de Documentación cuentan con un porcentaje de material que no se mueve nunca. Lo importante es que este porcentaje sea el menor posible y que en su día se hubiese apostado por él con convicción. Guardar por guardar es una labor de almacenamiento, no de Documentación; no recogemos lo que ya no se quiere, guardamos lo que todos desearán.

Con respecto a los textos las consideraciones no son distintas, aunque sí la forma de trabajar con ellos. Lo primero que hacemos cada mañana es vaciar los periódicos y revistas en papel y extraer de las webs las informaciones que creemos que contienen datos o pueden servir de inspiración para la elaboración de los reportajes, entrevistas, etc. en Hearst. Además, todas aquellas que informen sobre cualquiera de los aspectos que intervienen en la vida de los medios de comunicación o en las empresas que los editan. Correctamente presentados conforman los press clipping antes mencionados.

Y ponemos orden e indexamos todos los PDF generados en Hearst, el cien por cien, porque para nosotros no debe haber textos más fiables y con mejores datos que aquellos generados por nuestros propios compañeros. Además es una forma de guardar el material publicado en la empresa, material que después puede ser rescatado cómodamente por número de publicación, cabecera, página, sección, fotógrafo, redactor…

Por la suma de los textos, por la suma de los datos que contienen, también somos capaces de elaborar un anuario de los acontecimientos más relevantes para nuestra actividad.

· Gracias, informática

Para todo lo que hemos leído hasta ahora utilizamos principalmente dos soportes informáticos: Fotostation y BRS.

BRS nos permite dar respuesta casi inmediata a la solicitud de datos por parte de las redacciones, y aunque nos obliga a una actualización diaria y hay herramientas informáticas más sofisticadas, sigue siendo vital para nosotros por la agilidad de sus búsquedas.

La entrada de Fotostation en Documentación fue la gran revolución tecnológica. Coincidió con la irrupción de lo digital en los medios de comunicación como realidad incuestionable, como futuro más que probable. Para nosotros fue hace diez años, y a partir de entonces, y a una velocidad tremenda, nos hemos ido olvidando de las fotos en papel, de los textos que amarillean en carpetas, de números y códigos de localización, de kilómetros de baldas. Ahora, todo llega digitalizado o es escaneado de forma inmediata para ser «introducido» en Fotostation.

Cada uno de los casi cuatrocientos puestos de trabajo de Hearst tiene acceso a lo que dejamos en Fotostation a través de Fotoweb, una intranet que es la traducción del primero. Y nuestro trabajo de documentalista desde entonces se hace transparente, gana en inmediatez, es enormemente más limpio. Todas estas ventajas tienen un posible inconveniente: hay que enseñar a las redacciones su manejo y recordárselo con frecuencia. Y decimos posible sin creérnoslo del todo, ya que supone una excusa más para fomentar la comunicación fuera de los muros de Documentación.

Seguimos estando en los sótanos pero ahora tenemos cuatrocientas ventanas, las pantallas de los ordenadores, desde donde pueden vernos e interactuar con nosotros.