Realizada por:
Blanca San José Montano y Carmen García Morales
Vocalía de publicaciones Sedic
La décimo octava Jornada de Gestión de la Información que, cada año, organiza SEDIC, se ha celebrado en esta ocasión bajo el lema Empleo & Desarrollo profesional. Analizar y valorar las tendencias del mercado, las líneas profesionales con mayor empleabilidad y las alternativas a la hora de cubrir dicha demanda han sido las cuestiones que han centrado el encuentro en el que se han dado cita tanto profesionales del ámbito privado como de la empresa pública, pasando por trabajadores autónomos y emprendedores
El desarrollo profesional en la empresa privada ha sido, precisamente, el tema que ha centrado el primero de los tres grandes bloques en torno a los cuales han girado las jornadas. SEDIC ha podido hablar con dos de los protagonistas de esta mesa, Jorge Guelbenzu, director general de Infoempleo, y Francisco García Cabello, fundador y director de Foro Recursos Humanos, con quienes hemos podido analizar las necesidades de sus empresas en materia de documentación y gestión de la información, así como la formación y actitudes que demandan en los profesionales del sector y las posibilidades existentes de desarrollo profesional en el entorno privado.
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Francisco García Cabello
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Jorge Guelbenzu
¿Cuáles son las principales necesidades de su empresa en materia de documentación y gestión de la información?
Jorge Guelbenzu, director general de Infoempleo: A nivel de documentación trabajamos todo en formato online, sobre todo nos encontramos con la necesidad de recopilar la información de usuarios y de cliente que utilizan nuestro site.
Francisco García Cabello, fundador y director de Foro Recurso Humanos: La necesidad de estar al día en todo momento cuando se necesita y poder acceder a la información actualizada.
¿Qué lugar ocupa en su empresa la gestión de la información? ¿Cuentan con un departamento que cubra en exclusiva esta función o bien es asumida por otras áreas?
Jorge Guelbenzu: La función no la lleva un departamento exclusivamente, Infoempleo pertenece a al grupo Vocento y por ejemplo, todo lo referente a los recursos humanos se lleva desde una especie de “central” Los documentos financieros; pagos, deudas, y todo lo referente a la documentación que tiene que ver con la parte económica se gestiona desde la administración de Infoempleo. Por otro lado estaría la información que incluyen los clientes y usuarios que se gestiona de manera online a través del almacenamiento de datos con sus consiguientes protocolos de seguridad con nuestro departamento IT.
Francisco García Cabello: La gestión de la información es clave dado que es importante contrastar en todo momento toda la información y analizar su profundidad.
¿Qué formación, actitudes y competencias valoran a la hora de seleccionar este tipo de profesionales?
Jorge Guelbenzu: Existen diferentes formaciones profesionales relacionadas con el tema; especialmente denominadas como FP en Información y documentación. Es ideal que una persona que se encargue de este tema en la empresa tenga algún tipo de esta formación, pero también es cierto, que existen personas que lo hacen muy bien sin necesidad de ello.
Definitivamente una persona encargada de la gestión de la información debe ser, sobre todo, organizada, La organización es fundamental porque, seguramente tendrá que manejar una cantidad de documentos considerables los cuales tendrá que organizar de la manera más adecuada para que no haya pérdidas y la tarea de encontrar cualquiera de éstos se facilite.
Debe ser una persona con detenimiento en los detalles, tendrá que revisar un sinnúmero de documentos, con datos, información importante (firmas, acuerdos, etc.) que deberá comprobar que se encuentren correctos para no tener problemas más adelante.
Una persona ágil, el trabajo de la gestión de la documentación requiere a una persona que se desenvuelva con rapidez, que pueda manejar un gran número de documentos sin agobiarse, y que pueda organizarlos, filtrarlos, u realizar cualquier otra función que sea necesaria de una forma rápida.
En la actualidad, como en muchas otras profesiones, se requiere que la persona sea un habitante digital, no nativo, pero sí que conozca las herramientas virtuales y digitales que existen para hacer una gestión más rápida y eficiente de la información. Esto no solamente es necesario como una ventaja para los candidatos, sino que se convierte en una necesidad, ya que la gran mayoría de empresas cuenta con su propio sistema o software especializado para gestionar sus documentos y la persona que se encarga de ello debe saber utilizarlo con soltura.
Otra de las habilidades que debe tener esta persona, es la capacidad de interpretar la información de manera rápida y organizada. No es una tarea sencilla, dependiendo de la empresa y su tamaño, pero si cuenta con esta habilidad el trabajo se torna más sencillo.
Francisco García Cabello: Su capacidad de seleccionar,mantener la atención y visión de la clasificación en todo momento según los criterios establecidos.
En su opinión, ¿existen verdaderas posibilidades para el desarrollo profesional de documentalistas y gestores de la información en la empresa privada?
Jorge Guelbenzu: Sí, la verdad es que una persona que se encarga de la gestión de la información es muy importante en cualquier empresa. Aunque las formas cambien, es decir, se utilicen softwares y demás sistemas especiales para ello, siempre tendrá que existir una persona que se encargue de clasificar, de eliminar, de priorizar y demás funciones que no lo pueden hacer hasta ahora ninguna máquina o tecnología con criterios específicamente establecidos.
Estas personas están encargadas de velar por la seguridad y el acceso a toda la información de la empresa, así que, aunque existan muchas ayudas tecnológicas para ello, siempre tendrá que existir una persona que gestione estas herramientas.
Francisco García Cabello: Poco a poco serán necesarios aunque tenemos la cultura de suplir dichos servicios con otros profesionales menos especialistas.Pero esto irá cambiando.
