20 años de evolución del Catálogo C17- Catálogo de Publicaciones Periódicas en Bibliotecas de Ciencias de la Salud Españolas

Realizado por Francisca García-Sicilia Re


En el 20º aniversario del Catálogo C17 no queríamos dejar pasar la oportunidad que nos brinda la SEDIC para hacer un repaso a la evolución del catálogo y los módulos que hemos ido desarrollando, encaminados a facilitar la gestión de la hemeroteca y del préstamo interbibliotecario.

En diciembre de 1996 publicamos la 1ª edición en papel y en CD Rom que reunía los fondos de las revistas de Ciencias de la Salud, pertenecientes principalmente a bibliotecas de centros hospitalarios y universitarios, tanto públicos como privados, de organismos autonómicos, fundaciones, empresas privadas, etc.

Los inicios

La labor de recolección de los fondos para el Catálogo C17 fue muy laboriosa. En primer lugar necesitábamos recibir los listados de las bibliotecas y muchas no contaban con aplicaciones informáticas para gestionar sus catálogos. Nuestro principal requerimiento era recibir un listado en formato electrónico. La mayoría lo enviaron en Word (o en WordPerfect ¿recordáis?), hubo algunas que nos facilitaron un poco el trabajo enviándonoslo en Excel. Por supuesto recibimos numerosos formatos para la notación de los fondos, que hubo que estandarizar.

Los datos de los títulos, especialmente los ISSN que en muchos casos no venían, y en los que sí estaba incluido, contenían gran número de errores que había que comprobar y corregir manualmente. Una vez elaborado el catálogo hubo que enviar una copia a Holanda donde se fabricaba el master para la reproducción en España del número deseado de CD ROM.

La última dificultad fue su distribución. Al aparecer el Catálogo a principios de Diciembre, Correos retrasó su distribución hasta Enero de 1997 ya que en diciembre no permitían este tipo de envíos debido a la sobrecarga de trabajo producido por las felicitaciones de Navidad.

El Catálogo C17 siempre ha estado en continua evolución, adaptándose con los últimos desarrollos tecnológicos a las crecientes necesidades de las bibliotecas. En los inicios del Catálogo, CSi enviaba a cada biblioteca un disquete de 3,5“ (deben estar ya en los museos) con sus fondos para que pudiera hacer correcciones. Este disquete contaba con un programa desarrollado por CSi que controlaba la inserción de datos, tanto que el ISSN fuera correcto como que la notación de fondos fuese la exigida por el Catálogo. En el año 1999 pasó a estar disponible online permitiendo actualizaciones continuas accesibles a todos los usuarios. En este mismo año empezaron a incorporarse en el catálogo los fondos electrónicos, que se incluían en el mismo registro del título que los fondos de papel, evitando el problema que ocasionaban otros catálogos en los que era necesario consultar dos herramientas distintas según el soporte de publicación.

Los módulos

Más adelante desarrollamos el K17, módulo de kardex  que permite gestionar las publicaciones periódicas en papel de forma centralizada y el P17 que facilita la gestión de los paquetes de revistas electrónicas dentro del Catálogo C17.

En el año 2005 se incorpora al catálogo la funcionalidad del envío de solicitudes de préstamo a través de un formulario único, sustituyendo el engorroso envío de correos electrónicos y permitiendo que cada biblioteca recibiese la petición en el formato adecuado para incorporarlo de forma automática en su proceso de gestión de préstamo.

El ILL17 es el módulo de gestión préstamo interbibliotecario que lanzamos en 2007, y que incorporó una pasarela con PubMed para la importación de los datos bibliográficos, de forma automática, de los artículos requeridos. La aparición de este módulo contribuyó para agilizar enormemente los tiempos de respuesta.

El OPAC17 y el U17, eran un paso necesario para que los propios usuarios (médicos, investigadores, etc) pudieran conocer los recursos disponibles en su biblioteca y para gestionar de forma integrada la recepción de las peticiones de estos usuarios.

El último lanzamiento hasta la fecha ha sido el módulo A17, gestor de acceso remoto, para que cualquier usuario pueda acceder a los recursos contratados por la biblioteca desde cualquier ubicación. Permite al usuario emplear una sola clave para la consulta a todos los recursos electrónicos disponibles de su biblioteca así como a la gestión de su préstamo.

Creemos que el éxito de este proyecto ha sido el resultado de cuatro componentes fundamentales: adaptación continua del catálogo y de los módulos a las necesidades de las bibliotecas de Ciencias de la Salud, evolución constante del catálogo para aprovechar las posibilidades ofrecidas por las nuevas tecnologías, haber conseguido un entorno de colaboración entre CSi y las bibliotecas, a las que más que ver como clientes vemos como compañeras de trabajo, y lo más importante,  que ha permitido todas las anteriores, contar con un equipo comprometido con el producto y sus usuarios.

El equipo

CSi cuenta con un equipo muy estable, con una formación multidisciplinar y con gran experiencia en los sectores de la informática y de la biblioteconomía y documentación.

La suma de estos conocimientos en distintos campos, junto a la especialización que han adquirido tras muchos años de contacto con las bibliotecas, ha constituido un alto valor añadido que ha permitido poder desarrollar las aplicaciones que hoy constituyen una herramienta de trabajo fundamental para la mayoría de bibliotecas de Ciencias de la Salud en España.

El equipo lo conformamos 6 personas, (por orden de antigüedad):

Antonio J. García Lagar, Arquitecto de formación y un apasionado de la informática. Se incorporó en el año 2001, desde el año 2005 es el director técnico de CSi y conforma el puente inmejorable entre el negocio y la tecnología. Antonio no deja de sorprendernos cada día, es capaz de estar siempre a la última, estudiando las últimas novedades tecnológicas intentando aplicar aquellas que puedan resultar beneficiosas para el Catálogo C17 y sus módulos.

Angela Re, contable y administrativa. Anteriormente fue la encargada de una librería médica durante 14 años. Desde el año 2001 es el alma de la gestión administrativa de la empresa, y gracias a ella cumplimos con todas las gestiones y trámites legales. Consigue ahorrar tiempo en las cuestiones burocráticas a todos los que desarrollamos otras tareas.

Fermina Romero, todos la conocemos como Fermi. Diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Granada y Licenciada en Documentación por la Universidad Carlos III. Trabaja en CSi desde el año 2003. Es la encargada de  supervisar la calidad de la información relativa a los títulos y fondos que se incluyen en el catálogo. Siempre dispuesta a ayudar con aquellas dudas que surjan en las actualizaciones del catálogo, incorporaciones de revistas, Kardex, y préstamo interbibliotecario.

Javier Jadraque, forma parte del equipo desde el año 2005, es Ingeniero Técnico en Informática y músico. Colabora en el área de desarrollo y estudio de datos, diseña los informes que se envían a clientes, además de colaborar en el diseño de las pantallas que vemos en los distintos módulos; debatiendo día a día como hacer la vida más fácil a todos los usuarios.

Adoración González, Ingeniera Superior en Informática y paracaidista en su tiempo libre.

Ha sido la última incorporación en el equipo técnico, en el año 2008. Desde entonces además de resolver las complicaciones técnicas que van surgiendo, aclarando dudas a nivel técnico, colabora junto con Antonio en los nuevos desarrollos siempre contagiándote de su amable sonrisa.

Por último, Francisca García-Sicilia, que me incorporé en el año 2013. Licenciada en Administración y Dirección de Empresas. Con un perfil orientado al cliente, trato de buscar mejoras en el trabajo diario de las bibliotecas. Coordino además el trabajo del resto de compañeros. Desde mi incorporación comencé a tomar el relevo de la mano de mi padre, y cada día más contenta de haber asumido este reto. La situación de las bibliotecas en España no es sencilla, pero gracias al equipo y a muchos de los profesionales con los que contrasto ideas, conseguimos formar un entorno de trabajo en el que buscamos soluciones factibles para la comunidad bibliotecaria de Ciencias de la Salud.

Queremos hacer una mención especial de José García-Sicilia, socio fundador de CSi y que a la publicación de este artículo ya no estará en nuestro equipo por haberse jubilado. José ha sido el principal promotor de este proyecto. Anteriormente trabajó como editor y encargado de la publicidad de las 50 revistas médicas que editaba Editorial Garsi en el año 1994.

Creo que hay una palabra que define a Pepe (así prefiere que le llamemos), y es su perseverancia, en todos los aspectos. Todos los que han trabajado con él sabéis que es un trabajador nato y constante. Creo que muchos bibliotecarios que lean esto se recordarán a sí mismos en alguna ocasión respondiendo al teléfono diciendo: otra vez Pepe recordándome que tengo que actualizar tal y cual cosa en el Catálogo. Él ha tenido siempre claro que mantener un catálogo vivo y actualizado es la única forma de que sea útil para toda la comunidad bibliotecaria. Este empeño implica que los que estamos detrás nos preocupemos de que refleje lo mejor posible lo que contienen vuestras estanterías reales o virtuales. De eso nos hemos preocupado mucho a lo largo de todos estos años, y seguiremos haciéndolo en los años venideros.

Todos nuestros usuarios saben de la accesibilidad del equipo que formamos CSi, y aunque sea solo virtualmente o por teléfono, nos conocerán a todos. Estamos siempre disponibles para resolver sus dudas y nos encanta escuchar sus propuestas. Todas ellas se estudian y se evalúan. Cada día intentamos ponernos en el lado del bibliotecario y de sus usuarios para buscar mejoras, realizando un seguimiento continuo de los desarrollos y propuestas pendientes. Cuando creemos que alguna sugerencia que nos hacéis puede beneficiar a la comunidad de bibliotecas, nos ponemos manos a la obra con su implementación. Es entonces cuando Antonio y Dori se encargan de “traducir” estas propuestas a lenguaje informático. Javier se encarga de representarlo lo más claro e intuitivo posible.

Por ello, la evolución del catálogo y sus módulos es en parte el resultado de todas las necesidades y sugerencias de personas que tienen que lidiar día a día con contrataciones, usuarios, revistas en papel, paquetes de revistas electrónicas, búsquedas bibliográficas, etc.

La clave de CSi es que todos los empleados nos sentimos útiles y cada uno aporta su granito de arena desde su conocimiento y experiencia. Cada vez que se estudia una implementación o surge algún contratiempo, se plantea en voz alta y buscamos soluciones entre todos. Todos somos libres de dar nuestra opinión y todas las aportaciones se toman en cuenta para tomar la decisión final.

Llevamos 20 años desarrollando un conjunto de herramientas para la gestión de hemerotecas de ciencias de la salud, que pretende ser intuitiva tanto para las bibliotecas como para los usuarios y esperamos seguir colaborando con las bibliotecas durante muchos años más.

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