V Premio al proyecto universitario más innovador en el ámbito de la gestión de la información y la documentación

Fátima García LópezFátima García López
Vocal de la Junta Directiva de SEDIC

Desde 2014, SEDIC, en colaboración con el Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la UCM, celebra la Jornada Actualízate, un foro de debate y reflexión para analizar las nuevas tendencias en el ámbito de la gestión de la información y el conocimiento desde diferentes perspectivas, profesionales, tecnológicas y formativas. En el marco de esta jornada se otorgan los premios al “Proyecto Universitario más Innovador en el Ámbito de la Gestión de la Información y la Documentación”. En la quinta edición de 2018, fueron premiados los siguientes trabajos:

  • 1º premio: Germán Andrés Boris por el trabajo Plataforma de visualización y comparador dinámico de contrataciones. El caso de Generalitat Valenciana y Generalitat Cataluña (Universitat Politècnica de València).
  • 2º premio: Andrés Rodríguez Palomares por el trabajo Historia y análisis archivístico del fondo de la Familia Llobregat Serra (Universidad Carlos III de Madrid).
  • 3º premio: Núria Fernández Blanco por el trabajo Pasado y presente de Lagartera a través del sistema de gestión documental esPublico (Universidad Complutense de Madrid).

A petición de SEDIC, los premiados nos presentan aquí sus propuestas.

Germán Andrés Boris: 1º premio. Plataforma de visualización y comparador dinámico de contrataciones. El caso de Generalitat Valenciana y Generalitat Cataluña.

Finalidad del trabajo:

Que la ciudadanía pueda visualizar de forma fácil los datos que se encuentran publicados en los portales abiertos, especialmente los datos publicados sobre licitaciones públicas, pudiendo comparar el gasto entre diferentes comunidades.

Objetivo:

El objetivo principal es realizar una plataforma web que de forma automática y gráfica represente los datos existentes en los portales de datos abiertos tanto de la comunidad Valenciana como de Cataluña realizando comparaciones entre estas dos comunidades.

Objetivos específicos:

  • Conocer los diferentes portales de datos abiertos, nacional y autonómicos.
  • Analizar los datasets en los diferentes portales de contratación, nacional y autonómicos.
  • Comparar los datos obtenidos de los portales.
  • Conocer la manera de conexión a los diferentes portales a través de API’s.
  • Desarrollar un portal web, en el cual se puedan visualizar los datos de manera gráfica, haciendo un especial énfasis en los grafos.
  • Realizar comparaciones graficas de los diferentes portales analizados.

Metodología:

Se usó una metodología de desarrollo de aplicaciones que maneja amplia cantidad de datos llamada “Agile Analitics”. Se eligió́ esta metodología ya que los proyectos que involucran grandes cantidades de datos no tienen el mismo ciclo de vida que otro tipo de proyectos mucho más interactivos.

Al ser un proyecto individual se adaptó algunos de los ciclos de vida ya que usualmente las metodologías están diseñadas para el trabajo en equipo.

Dificultades a la hora de abordar la investigación:

Una dificultad que se tiene al interactuar con los portales de datos abiertos es la disponibilidad de la información y la manera en la que se encuentra publicada. Muchas veces se tiene la información publicada pero imposible de ser analizada por su falta de estandarización e incompatibilidad con otros portales.

La actualización automática de la información puede representar un problema de cara a la limpieza de los datos, si se cambia el formato del archivo o se aumenta o disminuye campo, seguramente la plataforma presentará errores.

Principales conclusiones:

La utilización de una metodología orientada al análisis de datos permitió́ tener mejores resultados de los esperados, se pudo cargar la información en su totalidad y además realizar la actualización automática de los datos que se publiquen recientemente. Las iteraciones que la metodología recomienda, ayudaron en gran medida a suplir todas las necesidades de cara al usuario final, permitiendo así́ cumplir con el objetivo principal

Al analizar los datos de los diferentes portales se pudo evidenciar la falta de estandarización que tienen los datasets. Si bien todos deben regirse a las leyes de transparencia de datos y contratación pública (entre otras), en dichas leyes no se especifica claramente el formato de los campos, ni el tipo de datos y mucho menos el texto permitido. Es por esto que la estandarización y homologación de campos resulta difícil (lo que podría producir alguna distorsión en la comparativa).

Al realizar el programa se tornó́ casi imposible encontrar un método automático que abarque todos los portales de las diferentes comunidades autónomas, esto debido a los siguientes problemas: falta de estandarización del acceso a los datos, varia su tecnología (CKAN, DKAN, Socrata, etc), varia la manera de buscar la información y sus campos, por lo que prácticamente seria realizar un programa particular para cada comunidad autónoma, dependiendo la personalización que han realizado en cada uno de los portales.

Andrés Rodríguez Palomares: 2º premio. Historia y análisis archivístico del fondo de la Familia Llobregat Serra (Universidad Carlos III de Madrid).

Este trabajo final de máster tiene como finalidad la puesta en valor del archivo de la familia Llobregat Serra, cuyos documentos han sido analizados desde una perspectiva histórica y archivística. Los archivos familiares son parte de nuestro Patrimonio Documental y como tales, son objeto de análisis y fuentes de conocimiento evidentes.

El archivo familiar seleccionado engloba en primer lugar documentos de identificación, pasaportes y cédulas de nacionalidad de miembros de la familia, cronológicamente situados entre 1926 y 1931. Estos documentos constatan los traslados de la familia entre España y Portugal, país al que se trasladaron por motivos de trabajo de Manuel Llobregat Soler. El núcleo familiar estaba conformado por él, Antonia Serra Ríos, y sus cinco hijos: Manuel, Juan, Francisco, Carmen e Isabel.

En segundo lugar se han analizado documentos de correspondencia como serie más voluminosa del archivo. Es en las cartas donde Manuel Llobregat Serra deja su último testimonio. Como teniente de la XIX Brigada Mixta del Ejército de la República, participó en la Guerra de España (1936-1939); y posteriormente se exilió a Francia constatándose su paso por Vernet d’Ariège, Cambrai y Pommerueil. Finalmente, fue enviado a Mauthausen-Gusen, tras pasar por el campo de prisioneros de Moosburg (Stalag VII-A).

Manuel Llobregat Serra fue asesinado el 28 de diciembre de 1941 según los registros. La familia no conoció su paradero hasta abril de 1995.

En tercer lugar, se han recopilado dieciseis fotografías con escasa información sobre su data tópica y crónica. Sin embargo, ponen rostro a Manuel Llobregat Serra, a sus familiares y personas más cercanas.

Entre los objetivos marcados para el análisis de los documentos mencionados destaca la reconstrucción de una parte del pasado familiar y el estudio de los elementos personales característicos. En otro orden, se ha tratado de profundizar en el análisis archivístico del fondo, con interés en los agentes productores, los caracteres internos y externos, y un informe sobre el estado de conservación de los documentos.

El trabajo ha sido afrontado desde una metodología transversal. El análisis histórico del archivo ha sido abordado desde una metodología de investigación analítica o heurística, consultando diversas fuentes de información que permitieran situar el archivo dentro del contexto histórico. En el marco archivístico destaca la aplicación de conceptos teóricos con el fin de obtener información más profunda sobre el estudio de caso concreto. También, se ha desarrollado una metodología principalmente práctica, realizando una digitalización elemental de todos los documentos seleccionados, así como la transcripción de los documentos de correspondencia para facilitar su lectura.

En el proceso de investigación se han ido detectando diversos factores que han dificultado la obtención de más resultados. Existe una cantidad indeterminada de documentos que se ha extraviado con el paso de los años y los cuales probablemente sean irrecuperables. También existen limitaciones en la obtención de datos geográficos y cronológicos, más allá de los disponibles, sobre el trayecto que efectuó Manuel Llobregat. Tampoco ha sido posible determinar de manera exacta la identidad de algunas personas que constan en los documentos ni tampoco contactar con deportados supervivientes de Mauthausen-Gusen.

Los archivos personales y familiares son fuentes relevantes para la memoria y la historia, cuyo estudio debe realizarse sobre la base de una metodología crítica de los documentos de carácter personal y subjetivo. Los ciudadanos e investigadores somos responsables de la preservación permanente y difusión pública de los archivos privados. En el caso que nos ocupa, el testimonio de Manuel Llobregat Serra adquiere trascendencia por su condición de deportado que sufrió la crueldad perpetrada en Mauthausen-Gusen, y como víctima condenada al olvido por sus verdugos. En la correspondencia se ha convenido profundizar en los elementos personales que permiten conocer la conducta y los comportamientos de los miembros de la familia. En este sentido, hablamos de la censura y la autocensura como factores característicos.

En cuanto a la preservación permanente del archivo, el informe realizado determina la conservación física del soporte de los documentos y plantea las acciones preventivas y correctivas que deben llevarse a cabo, las cuales culminan con la necesaria cesión a un organismo competente que presente unas condiciones óptimas para su custodia, digitalización y difusión, teniendo en cuenta el contexto actual en el que imperan las nuevas tecnologías.

Por último, es preciso recalcar la conveniencia de fomentar el conocimiento de los testimonios de las víctimas, que en sus palabras y silencios nos han dejado una herencia sobre la cual debemos educar y evitar que caiga en el olvido. Como señaló Vassili Grossman, “es el deber del escritor contar la espantosa verdad, y el deber ciudadano del lector es conocerla” (GROSSMAN, Vasili. 2014. El infierno de Treblinka. Barcelona: Galaxia Gu.

Núria Fernández Blanco: 3º premio. Pasado y presente de Lagartera a través del sistema de gestión documental esPublico.

El Archivo municipal de Lagartera recoge un gran número de documentos que componen el fondo del archivo. Este fondo se encuentra dividido en dos partes: una formada por toda la documentación generada y tramitada por el Ayuntamiento de Lagartera en papel desde el año 1900 hasta el 2015, a excepción del Libro del Villazgo que es del año 1642, y otra parte del fondo, que se encuentra en formato electrónico, gestionado a través del sistema de gestión documental esPublico, desde el año 2015 hasta la actualidad.

El fondo en papel no es accesible de manera electrónica para aquellos trabajadores que quieran acceder a él vía online, o que quieran tramitar los expedientes como se hace hoy en día en el ayuntamiento. Por ello, este trabajo tiene el interés científico de describir un expediente del fondo en papel, utilizando la aplicación esPublico, analizando si de esta forma el fondo del Ayuntamiento de Lagartera pudiera conservarse en un único soporte conjunto, y así hacerlo más accesible a los trabajadores.

En un primer momento se pensó en enfocar el estudio en hacer accesible los fondos que conforman el Archivo municipal de Lagartera a través de la implementación de un sistema de gestión documental de archivos. Sin embargo, tras el estudio del sistema de gestión administrativa existente, se optó por emplear el sistema de gestión que utiliza actualmente el ayuntamiento a través de la implementación de un expediente, que se encuentre fechado en los años de la guerra civil española (para así poder acotar la búsqueda y el expediente a describir de todo el fondo).

Objetivos

El objeto de este trabajo no fue otro que el fondo que se encuentra en papel, dentro del archivo del Ayuntamiento de Lagartera. Este trabajo contó con dos objetivos generales:

Mejorar la accesibilidad de la documentación del Ayuntamiento de Lagartera, para posibilitar el estudio del presente y pasado histórico de este municipio, y aplicar los conocimientos obtenidos tras cursar el Grado en Información y Documentación, de la Universidad Complutense de Madrid (UCM), a la resolución de un problema o necesidad detectada en un centro documental determinado.

Para llevar a cabo estos objetivos generales, primero hubo que cumplir una serie de objetivos específicos:

  • Estudiar la historia del pueblo de Lagartera y del fondo documental generado en este municipio.
  • Analizar el sistema de gestión documental esPublico.
  • Examinar el cuadro de clasificación de los documentos que hay en papel del Archivo municipal de Lagartera.
  • Integrar el fondo documental que se encuentra en papel dentro del archivo de Lagartera, en el programa esPublico.
  • Verificar si el sistema de gestión de archivos cumple los requisitos para describir y hacer accesible un fondo.
  • Ejemplificar la integración e ingesta a través de dos expedientes concretos.

Metodología

Las distintas metodologías utilizadas para realizar este proyecto fueron metodología histórica, metodología documental y metodología propia de las tecnologías de la información.

La parte de metodología histórica correspondió a la elaboración de un marco teórico referido a la historia del municipio, centrándonos en la época de la guerra civil dentro del pueblo, proceso seguido para la selección de un fondo documental determinado.

Dentro de esta investigación, la metodología propia de las tecnologías de la información, se basó en estudiar la herramienta utilizada para gestionar el fondo documental del archivo, con los instrumentos y conocimientos adquiridos en áreas como las bases de datos, la recuperación de información, el diseño web, etcétera. En este caso se trata de la aplicación Gestiona, del sistema de gestión esPublico.

A continuación, su utilizó la metodología documental aplicada para desarrollar este trabajo, donde primero hubo que desplazarse al archivo municipal de Lagartera para realizar una descripción del cuadro de clasificación contenido en el archivo. Una vez descrito el cuadro de clasificación, que recoge el fondo documental de Lagartera, hubo que comprobar si este se podía implementar en el sistema de gestión esPublico, a través del estudio de dos expedientes concretos, pertenecientes al periodo de la guerra civil.

Finalmente se verificó si el sistema de gestión cumple los requisitos para describir y hacer accesible el fondo documental, para así facilitar la labor archivística llevada a cabo por los trabajadores del Ayuntamiento de Lagartera.

Conclusiones

La importancia de que la documentación esté debidamente descrita y dispuesta para su recuperación es vital dentro de un fondo documental. Sin tener en cuenta estos principios, lo que se acaba consiguiendo es que tengamos el fondo disperso y de esta forma no seremos capaces de recuperarlo.

Esta situación de pérdida del fondo se está produciendo en diferentes municipios que tienen el sistema de gestión esPublico y que cuentan con trabajadores sin formación específica dentro del ámbito de la información y la documentación. Dado que la aplicación proporciona un tipo de clasificación a través del código de referencia asignado de manera automática al procedimiento escogido.

Bien es verdad que el sistema de gestión ofrece la posibilidad de asignar una signatura de clasificación al expediente, sin embargo, alguien sin formación o rellenará este espacio a su antojo o directamente lo dejará en blanco, como pasa dentro del archivo del Ayuntamiento de Lagartera.

Muchos de los procedimientos que genera la plataforma Gestiona se dividen en trámites que forman parte de un mismo procedimiento y deben estar asignados a la misma serie dentro del cuadro de clasificación. Es necesario que el listado de procedimientos se enlace correctamente con el cuadro de clasificación.

Esta necesidad no se está cubriendo con el sistema de gestión esPublico ya que, en el caso de crear un cuadro de clasificación de forma automática al introducir una signatura de clasificación en el lugar correspondiente asignado, genera una clasificación distinta y desvinculada al listado de procedimientos.

Se trata de una aplicación con la que cuentan miles de ayuntamientos en toda España, que informa sobre cómo gestionar trámites sujetos a procedimientos, pero que no ha sido capaz de proporcionar una guía de cómo tratar el fondo documental, una vez gestionado. Las unidades de documentación, especialmente aquellas en las que nos encontramos trabajando en ella a profesionales de la documentación, no han reparado en un problema de tal magnitud.

Esto se debe a que se trata de un programa que se vende como una respuesta a la gestión electrónica, dado que los archivos municipales tienen que contar con un archivo único electrónico en el mes de octubre de este año 2018.

Pero este tipo de soluciones, como hemos comprobado que ocurre en el archivo del Ayuntamiento de Lagartera, no tienen un módulo de archivo correctamente desarrollado, lo que conllevará a que, en un futuro, si no se rectifica esta forma de trabajo, no seamos capaces de localizar la documentación que se encuentra dentro de la unidad documental.

Detectar este grave problema no era el objetivo inicial de este trabajo, sino que ha sido descubierto durante la investigación realizada. Provocó un giro en la misma obligándonos a buscar y presentar una solución que creemos es la más adecuada, y a denunciar una práctica que se nos antoja precaria y apresurada y que, en última instancia, actúa en detrimento de la profesión documental y archivística.

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