El modelo del Centre de Recerca i Difusió de la Imatge (CRDI) para la gestión y la proyección del patrimonio fotográfico

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Joan Boadas i Raset Director del Centre de Recerca i Difusió de la Imatge (CRDI). Ajuntament de Girona

La trayectoria del CRDI desde su creación en 1997, avala el compromiso fundacional de «conocer, proteger, fomentar, ofrecer y divulgar a la ciudadanía el patrimonio documental en imagen de la ciudad de Girona». La misión, que se concretaba en diferentes objetivos, ofrecía una perspectiva amplia pero bien definida, y marcaba unas directrices que con el tiempo devendrían los pilares de nuestra actuación. A fecha de hoy podemos presentar unos resultados del todo objetivos que constatan la realidad de un centro que ha perseguido la excelencia con perseverancia, con el convencimiento de que el desarrollo de los archivos fotográficos depende en buena parte de la profesionalidad y el compromiso de los responsables del patrimonio documental. Por este motivo, la distinción del IV Premio SEDIC a la Calidad y a la Innovación ha sido altamente apreciado por todos nosotros, ya que supone un reconocimiento al trabajo hecho a la vez que nos sitúa en una óptima posición para seguir impulsando proyectos desde el ámbito local y en un marco universal. En este texto se aportan las reflexiones que han orientado buena parte de nuestra actuación, a la vez que se informa de algunas de las experiencias más significativas llevadas a cabo desde el CRDI.

La formación de la colección

La creación de cualquier nuevo centro gestor del patrimonio, sea del ámbito público o de la esfera privada, debe ser objeto de exhaustivos análisis previos que justifiquen su necesidad y avalen su posible viabilidad. Es obvio que el caso de los centros gestores del patrimonio fotográfico no pueden escaparse de esta realidad y por ello es estrictamente necesario establecer con exactitud cuál debe ser la misión que perseguimos y los objetivos que pretendemos alcanzar. En esta reflexión deberíamos valorar exhaustivamente la necesidad real de su creación, deberíamos analizar detalladamente las consecuencias que se pueden derivar de la creación de un nuevo servicio y, en el caso que la promoción sea de origen público, tendríamos que saber si es necesaria la creación de este servicio de acuerdo con las necesidades que expresa la ciudadanía. Finalmente, no por obvios dejaremos de mencionar los aspectos vinculados a determinar si se dispondrá de suficientes medios económicos, humanos y materiales para garantizar la recepción, el tratamiento, la instalación, la consulta y la difusión de los documentos fotográficos.

Los resultados que se obtengan a partir de este análisis determinarán la necesidad y la conveniencia de avanzar en la creación de un centro o servicio de esta naturaleza. Evidenciada su necesidad, es preciso establecer de manera lo más detallada posible los objetivos de uso y servicio y, en consecuencia, determinar si nuestra política de gestión se centrará únicamente en dar respuesta a las necesidades que nos plantee exclusivamente nuestra institución o empresa, o vamos también a intentar dar respuesta a las demandas amplias que se nos planteen desde el conjunto de la población (ciudadanía en general, prensa, sector editorial, sector audiovisual,…). Por tanto, más allá de un centro para la conservación del material fotográfico, aquello que estamos planteando es un equipamiento abierto a la población, de consulta pública, de estudio y de divulgación, difusión y promoción de la imagen fotográfica. Éste ha sido el planteamiento del CRDI.

Pero falta por decidir algo esencial, la colección de fotografías que queremos formar. Para ello hay que tomar algunas decisiones que van a ser determinantes, como saber si se prevé custodiar y actuar únicamente sobre aquellas fotografías que produzca la organización (pública o privada) titular del servicio, o por el contrario vamos a impulsar una política de aceptación y captación de donaciones y cesiones; platearnos si queremos aceptar de manera indiscriminada la totalidad de fondos y colecciones que recibamos o por el contrario intentaremos derivar a otros centros aquellas imágenes que no se ajusten directamente a los criterios y objetivos preestablecidos; determinar previamente un ámbito cronológico o, más plausible, un ámbito territorial concreto (municipio, región, país, estado), o un ámbito temático, más allá del cual evitaríamos aceptar ingresos; y también plantearnos si tenemos previsto establecer una política de adquisiciones debidamente financiada.

Naturalmente, de manera paralela a la toma de estas decisiones tendremos que elaborar una política de explotación económica que, a parte de los derechos de autor, establezca unas tarifas que pueden estar basadas tanto en los precios de mercado como en los costes del servicio. Como es lógico, y especialmente en centros de naturaleza pública, la finalidad de la reproducción y uso (para la investigación y no lucrativos) puede significar la bonificación o la exención de las tasas o precios públicos aplicables.

En el caso del CRDI, las decisiones tomadas en base a todos estos interrogantes ha llevado a la configuración de una colección formada por 3.837.565 fotografías, el origen y composición de las cuales responde, por una lado, a la documentación generada a partir de las actividades propias del Ayuntamiento y, por otro lado, a la política activa de captación de archivos y colecciones privadas que en la mayoría de casos se trata de donaciones. La colección, que contiene fotografías a partir de 1867 y hasta la actualidad, es representativa de diferentes tecnologías, estéticas, autores, tipologías y temáticas.

Infraestructuras y metodología de gestión

La custodia de documentación fotográfica en los archivos públicos pasa por atender las necesidades más íntimas de estos documentos. Su reconocida inestabilidad química junto con la fragilidad de determinados soportes constituyen un verdadero desafío para los profesionales. Por este motivo el CRDI planificó la dotación de equipamientos y la adquisición de materiales de conservación para sus fondos. En 1999, dos años después de la creación del centro, se ejecutó uno de los proyectos pilares e ineludibles para la conservación del patrimonio fotográfico y fílmico de la ciudad, la construcción de unos depósitos que albergaran con las máximas garantías el archivo audiovisual. En esas fechas las directrices a seguir estaban marcadas, pero su ejecución requería la toma de decisiones que se supone a todo proyecto de estas características, para afrontar las peculiaridades de cada caso.

La principal preocupación recaía en las condiciones ambientales, en el control de temperatura y humedad. La disparidad de materiales aconseja unos varemos que oscilan de los -5º a los 20º C y una RH del 30 a 50%. La opción del CRDI no pasa por complacer todas las especificidades, en lo que sería una optimización de las condiciones ambientales para cada morfología, sino por la creación de dos espacios con condiciones intermedias que podemos considerar absolutamente idóneas para su finalidad. Esto se concreta en un primer depósito con una temperatura de 12º C y una RH del 40 % y en un segundo depósito a 18º C y una RH de también 40 %. Estas condiciones se consiguen gracias al funcionamiento ininterrumpido de los aparatos refrigeradores y deshumificadores instalados en ambos espacios.

En definitiva, podemos considerar que la instalación cumple estrictamente con los postulados de conservación y que no descuida ninguno de los aspectos fundamentales. Disponer de unas instalaciones debidamente condicionadas es una garantía para la estabilización de nuestros originales, aunque el proceso de instalación no acaba en este punto. Los materiales de protección (sobres, carpetas, cajas, etc.) van a tener un contacto directo con los documentos y habrá que tener cura de ellos. Por ello se requieren siempre materiales con certificado de conservación PAT (Photographic Activity Test).

Respecto al modelo de gestión, la experiencia en la gestión de fondos fotográficos y las numerosas consultas profesionales que se recibían para tratar temas vinculados a la gestión indujo a elaborar un modelo que fuera exportable a cualquier institución patrimonial con responsabilidades sobre los documentos fotográficos. El modelo tiene en cuenta todos los aspectos necesarios para la gestión: identificación y conservación de materiales, gestión de la propiedad intelectual, gestión del ingreso, planificación de las intervenciones, tratamiento documental de las imágenes, evaluación y selección, gestión de la consulta y reproducción y uso de fotografías. Para difundir este modelo se optó por la elaboración de una manual, publicado en 2001, que ofrece además diferentes modelos de documentos para la gestión.

Proyectos para la innovación

La evolución tecnológica en el ámbito fotográfico ha influido positivamente en muchos aspectos de la gestión, en asuntos tan importantes como la informatización de los instrumentos de descripción y su posible comunicación en red con el valor añadido que supone el acceso telemático a la imagen final. Sin embargo, la progresiva introducción de las nuevas tecnologías ha supuesto la asunción constante de retos importantes para el sector. En este sentido, el CRDI se ha implicado en distintos proyectos innovadores con la voluntad de trascender el trabajo institucional para compartir estos proyectos con la comunidad archivística. La creación y desarrollo de la aplicación informática Apcimatge para la gestión de fondos fotográficos en 1992 puede considerarse una declaración de intenciones. La implementación de esta aplicación supuso la introducción de la imagen digital en el CRDI, ya que el programa permitía la visualización de la imagen asociada a la ficha descriptiva. El éxito de la iniciativa, y ante la demanda de otros centros, animó a comercializar el programa que ha sido adquirido durante años por 16 centros fotográficos de todo el estado.

Pero el proyecto de mayor envergadura en nuevas tecnologías ha sido la creación del archivo digital. La substitución tecnológica en la producción fotográfica a favor del digital ha supuesto un cambio de tal magnitud que exige replantear muchos aspectos de la gestión. La preservación de documentos electrónicos, los metadatos, la digitalización o la infraestructura tecnológica, son elementos que constituyen un nuevo escenario en el ámbito patrimonial. Por este motivo, el CRDI ha trabajado en el diseño del archivo digital y ha asentado las bases metodológicas que deben orientar sobre los procedimientos vinculados a la imagen digital. Los pilares sobre los que construye el archivo digital son principalmente: las infraestructuras para el almacenaje y la gestión de los documentos electrónicos, las estrategias de preservación destinadas a la propia imagen y al entorno tecnológico, los metadatos de creación automática y de creación manual, los protocolos para la digitalización y el control de calidad, los observatorios para la evolución tecnológica de soportes y formatos, y el banco de imágenes accesibles a través de la web del centro.

La web, creada en 2003 e integrada al Servicio de Archivos, ha permitido incrementar exponencialmente la consulta de usuarios sobre los fondos fotográficos y se ha constituido como una plataforma de gran potencial para la difusión y el fomento de la fotografía patrimonial. No podemos olvidar el trabajo previo realizado al largo de los años para poder conseguir hoy en día este estadio de difusión. Han sido muchas horas de dedicación en documentar, describir y clasificar los fondos fotográficos, siempre en base a estándares y con la exigencia y el rigor profesional que caracterizan una de las funciones más exclusivas de nuestro trabajo.

La reflexión entorno a la fotografía

Resulta fundamental destacar la importancia de concretar los diferentes aspectos que tienen que orientar a cualquier misión. En el texto se han destacado algunos proyectos y los criterios que más han significado al desarrollo de nuestro centro. Sin embargo, para progresar adecuadamente y para orientar con acierto cualquier intervención es imprescindible contar con un espacio para la reflexión. Por esto me gustaría subrayar la importancia que han adquirido la celebración bienal de las Jornadas Imatge i Recerca a lo largo de 20 años y que se han constituido como un foro de referencia internacional para el debate entorno a la fotografía. El aprendizaje adquirido ha puesto de manifiesto el acierto en la apuesta de compartir el conocimiento, algo indispensable para seguir mejorando en nuestra profesión.
Joan Boadas i Raset
Jefe del Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions (SGDAP)
Director del Centre de Recerca i Difusió de la Imatge (CRDI)
Ajuntament de Girona

Fotografía:
Josep Maria Oliveras
Ajuntament de Girona. CRDI

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