Los archiveros de la “nueva era” ante el reto de la transformación marcada por la Administración Electrónica

Ana Naseiro RamudoAna Naseiro Ramudo
Archivera del Estado y Vocal de SEDIC

https://www.oepm.es/es/index.html
http://historico.oepm.es/
http://www.madrimasd.org/blogs/patentesymarcas/

Tradicionalmente, el papel de los archiveros ha estado vinculado a la gestión, tratamiento, conservación y difusión de la documentación en soporte únicamente papel, tanto en el ámbito de las administraciones públicas como privadas. En el caso de España además ha estado relacionado con la difusión cultural y la investigación histórica, estando, por otro lado, desvinculado del archivo de oficina y su gestión. Esta situación viene marcada por el modelo o sistema archivístico existente en España que separa la figura del archivero del ámbito de la oficina, sólo cuando los documentos resultan molestos por su volumen, fruto de una acumulación durante años o por la dificultad a la hora de su manejo, se consideran documentos a transferir al archivo, práctica habitual que no respeta el ciclo vital de los documentos.

En el ámbito de la Administración Pública, mi área profesional, la legislación que regula el archivo electrónico es bastante reciente. En la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 17 se recoge que cada administración deberá de mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Mi experiencia es que las organizaciones están inmersas en un proceso de transformación digital sin precedentes:

  1. Por un lado, se gestionan documentos en papel, electrónicos o digitalizados, con aplicaciones que las organizaciones están cambiando por soluciones más interoperables y por servicios compartidos que permitan cruzar datos de manera más ágil entre las diferentes administraciones.
  2. Por otro lado, estamos inmersos en procesos de digitalización para la mejor gestión y tramitación electrónica de expedientes públicos.

Todos estos cambios no resultan fáciles y son novedosos, y el primer cambio necesario es el de la mentalidad de las organizaciones a la hora de trabajar, de registrar, de archivar, de difundir, al fin al cabo, de organizar el conocimiento, que es un paso más allá en la gestión de la información.

Otra de las cuestiones que observo en mi día a día es que aunque se han puesto a disposición de los profesionales gran cantidad de manuales y recomendaciones para la gestión de los documentos electrónicos a través del Portal de la Administración Electrónica (PAE) (https://administracionelectronica.gob.es/), con la finalidad de facilitar el cambio tecnológico, las organizaciones dependientes del Estado todavía no consideran estos documentos como vinculantes sino como orientativos, quizás debido a la dificultad de su puesta en marcha en las organizaciones y debido a la gran cantidad de documentos y directrices a aplicar, a lo que se le suma la falta de recursos tecnológicos para incorporarlos.

Existe un gran desarrollo normativo en el ámbito de la administración electrónica, pero poca solución tecnológica. A pesar de que el PAE ofrece un catálogo de servicios muy completo hay poco apoyo técnico de las infraestructuras creadas desde el Estado para poder hacer efectiva dicha implementación en las organizaciones. Actualmente, las instituciones dependientes del Estado realizan tareas de conversión digital de los documentos que o bien nacen electrónicamente o bien se digitalizan y se incorpora a plataformas. Estas plataformas, en muchos casos, no cumplen los requisitos necesarios para una adecuada gestión o conservación a medio y largo plazo, generalmente, porque son antiguas y no cumplen las recomendaciones de la Administración Electrónica.

Por otro lado, desde la posición del archivo es complejo encontrar en el mercado soluciones tecnológicas integrales para la gestión de archivo como existen en otros ámbitos de documentales. Quizás porque también se desconoce hacia dónde camina la Administración en la incorporación de infraestructuras tecnológicas. A todos estos inconvenientes se les suma el hecho de que los costes de transformación digital son tan elevados que muy pocos organismos pueden asumirlos, y en muchos casos requieren inversiones plurianuales.

Los archiveros estamos participando activamente en la transformación tecnológica desde hace décadas. A pesar de que los sistemas informáticos tardaron más tiempo en incorporarse en la gestión de los archivos que en el mundo de las bibliotecas, hoy en día están plenamente incorporados en las tareas diarias del archivo. Los centros archivísticos que están al día de las innovaciones se valen de los más avanzados sistemas tecnológicos para el cambio de soporte, como es el cambio del papel o analógico al documento digital, incorporando dichos documentos en plataformas de búsqueda y recuperación, que suponen grandes inversiones. El archivero ha adoptado la preservación digital como alternativa al deterioro irremediable de la documentación. En las últimas dos décadas, los archivos han diversificado las formas de comunicación con sus usuarios, la transformación tecnológica permite que el usuario cada vez tenga que acudir menos al archivo para consultar la documentación. La comunicación con el usuario prácticamente se realiza de forma electrónica, o por plataformas de acceso a la documentación e información. Asimismo, el archivero ha generado un entorno de redes sociales para difundir las novedades del archivo de manera más instantánea que las tradicionales publicaciones. Otra rama de la tecnología, como la domótica, está llegando tanto a los depósitos tradicionales como a la conservación de edificios que albergan servidores de información, con sistemas innovadores de control de la temperatura, la humedad, los incendios y las plagas.

Los archiveros no podemos trabajar solos ante el “peligro” del cambio tecnológico, cada vez más se están configurando equipos interdisciplinares en el ámbito de la gestión documental. El propio archivero debe participar de un proceso de reciclado formativo, estando al tanto de los avances tecnológicos que se van produciendo. En España, los archiveros hemos pasado de dedicarnos al expediente desde el archivo central, intermedio o histórico a participar en la definición de todo el ciclo vital del documento y del expediente. Esta incorporación ha sido necesaria porque desde la propia generación de documentos electrónicos, bien desde el registro o bien desde el sistema de gestión documental, deben incluirse metadatos de gestión de archivo (productor, clasificación, tipología, número de control del expediente, acceso, descripción, fechas, versiones), que podrán incluirse de manera manual, semiautomática o automática, pero que son necesarios para controlar el documento durante todo su ciclo vital. Ni las oficinas ni los registros pueden trabajar sin tener en cuenta al profesional archivero, porque el documento debe generarse desde su nacimiento de manera adecuada para que pueda controlar su integridad, su validez y su autenticidad durante todo su ciclo vital documental, tanto si el documento va a ser eliminado, como si se va a conservar permanentemente.

Mirando a otros países, como es el caso de los Estados Unidos, existe una diferenciación entre la gestión diaria de los documentos realizada en las oficinas y la conservación de los documentos con valor histórico desde las instituciones archivísticas, que por su tradición se refleja en dos profesiones diferentes denominadas: records manager y archivist. En España el archivero asume ambas tareas; el peso de los nuevos retos profesionales asignados al archivero supone un amplio espectro de conocimientos que van desde la normativa, la legislación sobre la administración electrónica, las recomendaciones, los documentos de trabajo y estar al día de los avances de la tecnología. Toda esta carga no puede recaer en una única figura, como ocurre en la actualidad, debe de traducirse en la definición de dos perfiles profesionales que rompan con la archivística tradicional española: uno de los perfiles se dedicaría al archivo en el ámbito de la oficina y el registro con un conocimiento más amplio de la administración electrónica y el procedimiento administrativo, que se podría definir como “Archivero Digital”. Y el otro perfil, se dedicaría a los fondos históricos, a la conservación de los depósitos documentales, a la investigación y difusión, a la atención a los investigadores, y sería el equivalente al Conservador de Museos, y podría denominarse tomando la jerga museográfica: “Conservador de Archivos”.

Este último perfil no está eximido de tener conocimientos actualizados en nuevas tecnologías, ya que en un momento dado el documento digital pasará a ser documento de archivo histórico; por otro lado, en el ámbito del archivo histórico se emplean herramientas tecnológicas que se están desarrollando a través de las humanidades digitales para la preservación digital y para la gestión y difusión del documento digitalizado. El Conservador de Archivo deberá también de trabajar con un equipo interdisciplinar buscando e investigando soluciones de conservación permanente de los soportes digitales para evitar la pérdida de documentación.

Precisamente para garantizar la conservación permanente de los fondos documentales se están desarrollando ideas interesantes en Europa como: antiguas minas de sal, como por ejemplo la Mina de sal de Winsford en Inglaterra: http://www.deepstore.com/; minas en el Ártico como por ejemplo el Proyecto Artic World Archive: https://www.piql.com/arctic-world-archive/; o centro de datos en el mar: https://hipertextual.com/2018/06/microsoft-centro-datos-mar. Estas soluciones pueden reducir los costes económicos que supone la conservación de documentos en papel, aunque genere otros costes como son los que conllevan las soluciones tecnológicas.

Con estas soluciones se buscan reducir los costes energéticos en un planeta cada vez más castigado por la contaminación y al mismo tiempo mantener un equilibrio de temperatura y humedad constante. El archivero es clave porque no sólo participa en el proceso de transformación digital de las administraciones, también camina hacia los objetivos de desarrollo sostenibles: https://www.un.org/sustainabledevelopment/es/objetivos-de-desarrollo-sostenible, buscando soluciones tecnológicamente sostenibles o reduciendo el uso del papel en las oficinas con la integración de un sistema de gestión y de archivo eficiente y eficaz , que además permiten realizar teletrabajo en las Oficinas, de manera que se reducirán los desplazamientos en las grandes ciudades reduciendo la contaminación atmosférica.

En resumen, los archiveros estamos participando activamente en el proceso de cambio tecnológico de las Administraciones, y especialmente en el ámbito de la Administración Pública donde se definió en el año 2015 un Plan de transformación digital de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos o estrategia TIC (Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones), con el horizonte 2020 (aunque ya se ha lanzado el Proyecto para la elaboración de un Plan Estratégico de Administración Digital 2021-2024), cuyas líneas de actuación en cualquier organización en colaboración estrecha con el archivo son las siguientes:

  1. Articular una política de gestión del documento electrónico. La definición de una adecuada política es probablemente el punto de partida de cualquier organización para integrarse adecuadamente en la administración electrónica.
  2. Colaborar en la definición de los procesos por los que pasa el documento a lo largo de su ciclo vital, desde su origen hasta su eliminación: captura y registro, clasificación, descripción, acceso a la información, calificación, conservación, transferencia, eliminación, …
  3. Colaborar con las organizaciones en los proyectos de digitalización de los documentos existentes en papel que se emplean en la gestión documental diaria. No toda la documentación tiene que ser objeto de digitalización, el archivero define que series documentales deben digitalizarse y coordinará su gestión técnica. La archivística se ha encargado durante décadas de los procesos de reproducción analógica y digital masiva de los documentos, hoy día, digitalizar implica además una política de preservación a largo plazo del documento digitalizado.
  4. Participar en la adquisición y desarrollo de plataformas de gestión documental y de archivo que son necesarias para la puesta en marcha de una administración electrónica, de modo que las generaciones de documentos en dichas plataformas cumplan las normativas de los gestores documentales y archivísticos. En el caso de la Administración Públicas además deberán adaptarse al esquema ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad: que establece los principios y directrices de interoperabilidad en el intercambio y conservación de la información electrónica por parte de Administraciones Públicas) y el ENS (Esquema Nacional de Seguridad: que tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos y está constituido por principios básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la información).

En definitiva, el Archivero juega un papel fundamental en el cambio de paradigma que ha introducido la Administración Electrónica. Para alcanzar objetivos tan ambiciosos, la Administración cuenta con un cuerpo de archiveros que necesita especializarse por áreas profesionales, pero que ha sido testigo de la evolución documental de la Administración desde hace más de un siglo y que puede aportar una experiencia y unos conocimientos esenciales para la consecución de sus objetivos.

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