La rentabilidad de proyectos innovadores centrados en la gestión de la información y del conocimiento

Coordinación:
Paz Fernández y Fernández-Cuesta
Vocal de la Junta Directiva de SEDIC

CLIP ha preguntado a cinco expertos sobre la rentabilidad de proyectos innovadores centrados en la gestión de la información y del conocimiento: Fernando Juárez, bibliotecario de la Biblioteca Municipal de Muskiz; Montserrat Grabalosa, documentalista del Centre de Documentació del Parca Natural de la Zona Volcánica de la Garroxta; María Victoria Madrid Díaz, técnico de coordinación de los Servicios y Susana Limón Rodríguez, técnico de coordinación y desarrollo del Portal Web, ambas del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico (Sevilla); y a José Manuel Barrueco Cruz, bibliotecario del Servicio de Bibliotecas de la Universidad de Valencia.

1.- ¿Qué función desempeña el profesional de la gestión de la información en la promoción de proyectos innovadores?

Fernando Juárez:

La promoción de cualquier proyecto empieza por su visibilidad; en la sociedad de la información esta se obtiene cada vez más en un escenario web. Se necesitan personas familiarizadas con el uso de las tics para poder crear una personalidad digital que sustente una buena imagen de proyecto. Como colectivo dedicado a la gestión de la información hemos tenido una relación temprana con las nuevas tecnologías y hemos observado cómo ha ido evolucionando la web; esa experiencia se traduce en un conocimiento de herramientas y estrategias que pueden ser válidas para dar visibilidad a nuestros proyectos.

¿Qué función desempeñamos o podemos desempeñar? Si tenemos responsabilidad en los proyectos debemos liderar el proceso de promoción; si somos una pieza más es un buen momento para exponer que si nos dejan aplicar nuestras destrezas digitales podemos desempeñar un papel relevante en la obtención de la visibilidad.

José Manuel Barrueco:

Me gustaría empezar matizando que mi vida profesional se ha desarrollado en el ámbito de las bibliotecas universitarias y el desarrollo de proyectos relacionados con el acceso abierto. Por ello, el punto de vista que puedo aportar sobre el valor económico de la información está bastante alejado de la perspectiva empresarial, centrándose más bien en el valor social y público de la misma.

Las bibliotecas universitarias somos las grandes consumidoras de todo tipo de información pero, tradicionalmente, hemos permanecido ajenas a la gestión de la información científico-técnica que se genera en el seno de nuestras organizaciones. Esto está cambiando y se está abriendo un nuevo abanico de posibilidades para que el profesional de la información contribuya a la difusión de los resultados que se generan en las universidades a través del desarrollo de proyectos como repositorios institucionales, colaboración en la edición de materiales docentes y de investigación, etc. Creo que estamos en un momento muy interesante, de cambio en el concepto de biblioteca universitaria, lo cual nos plantea muchos retos y posibilidades para llevar a cabo proyectos innovadores (no sólo para promocionarlos).

María Victoria Madrid y Susana Limón:

En la actualidad se trata de un papel fundamental. Según nuestra experiencia, mientras otros profesionales desempeñan su trabajo, los gestores de información somos los responsables de la vigilancia tecnológica, de buscar las ideas innovadoras en nuestros diversos ámbitos de trabajo, así como de promocionar y desarrollar los proyectos innovadores. También podemos investigar sobre otros proyectos similares para proporcionar ideas y responsabilizarnos de su difusión en los nuevos entornos digitales.

Montserrat Grabalosa:

La tendencia actual de quién gestiona la información en las organizaciones es que sea un/a profesional poliédrico y polivalente, camaleónico, adaptable a los cambios, proactivo, dinámico, con más habilidades que conocimientos, con formación contínua que se va moldeando de acuerdo con las necesidades de la institución. Su visión de la organización es, o tendría que ser, transversal, profunda y objetiva. Tiene el perfil idóneo para participar activamente en comisiones multidisciplinares y asesorar a la institución sobre cuáles son las mejores vías para la promoción de proyectos innovadores gracias a su formación cada vez mejor en tecnologías de la información y la comunicación, en redes sociales, en calidad, en marketing…

2.- ¿Cuáles son los elementos imprescindibles para que surjan proyectos innovadores rentables en términos de calidad, satisfacción y costes/beneficios económicos?

Fernando Juárez:

La innovación no se improvisa, surge de un inconformismo que nos hace buscar nuevas fórmulas de hacer mejor las cosas, de mejorar nuestras rutinas. Asociamos la idea de innovar con mejorar el futuro cuando la verdadera innovación estriba en la mejora continua de nuestro presente. La innovación necesita entornos y personas; en un entorno autocomplaciente y rígido no se dan las condiciones mínimas necesarias para poder innovar porque se considera que los procesos productivos son correctos y ,en consecuencia, todo esfuerzo no dedicado a ese proceso es improductivo. Y es precisamente el tiempo dedicado a replantear las rutinas (esa «pérdida de tiempo») lo que posibilita la innovación. También es fundamental que cada uno de nosotros sea consciente de que tenemos capacidad de innovar, de que la innovación no está enclaustrada en ni es monopolio de los centros de I+D+I

Sobre la rentabilidad en términos de calidad, satisfacción y costes/beneficios económicos no tengo ni idea; supongo que si supiese la respuesta estaría al frente de alguna empresa de éxito ;-). Pero sí podemos mencionar algo que se apuntó en las jornadas y que estamos comprobando a diario: el valor económico de la información reside sobre todo en los servicios que se crean tras su procesamiento. En un contexto de abundancia de datos el beneficio económico se desplaza del acceso al dato hacia el disfrute de un servicio; podemos inferir que obtendran beneficios aquellas empresas/instituciones que centren sus esfuerzos en analizar la información y procesarla para generar servicios de valor añadido. Creo que somos un colectivo que podemos garantizar un buen conocimiento del proceso informacional y una soltura en el empleo de las TIC, ingredientes necesarios para imaginar, desarrollar e implementar este tipo de servicios.

La información es muy dinámica y el usuario/cliente evoluciona de consumidor a prosumidor; un buen conocimiento de la evolución de la información, y un contacto «horizontal» y directo con los usuarios (conversación) es clave para poder optar por lo menos a un escenario de satisfacción.

José Manuel Barrueco:

Como decía, estamos en un momento donde tenemos todo por hacer en cuanto a la gestión de la información que se genera en nuestras instituciones. Construir servicios de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros investigadores con una buena relación coste/beneficio es el reto.

Para ello no necesitamos demasiados recursos económicos, escasos en este momento de crisis, sino imaginación y … conocimientos técnicos. Creo que el gran problema del bibliotecario en la gestión de proyectos digitales es la carencia de (y peor aún, la opinión de que no necesita!) competencias que le permitan ser independiente a la hora de desarrollar soluciones técnicas. Tenemos que ser conscientes que gestionar información requiere conocimientos más profundos que el simple manejo de gestores de contenidos. Competencias en el diseño y gestión de bases de datos, conocimientos de programación, de XML y XSLT deberían tener una presencia destacada cuando hablamos de formación para la gestión de contenidos digitales. La conclusión es clara, si no tenemos conocimientos técnicos tendremos que pagar por ellos.

Otro elemento clave es la colaboración. Estamos en un momento en el que el valor de la información crece a medida que ésta se distribuye y se reutiliza. En nuestras bibliotecas, aunque hablamos mucho de acceso libre a la ciencia, aun somos reticentes a compartir información de forma abierta y, en ocasiones, desarrollamos servicios hacia dentro, carentes de la más mínima interoperabilidad.

Ejemplos de éxito como Dialnet demuestran precisamente el valor de la imaginación y la colaboración en el desarrollo de proyectos innovadores en nuestro país.

María Victoria Madrid y Susana Limón:

En este caso, al hablar de «proyectos rentables» hacemos referencia fundamentalmente a la rentabilidad social, es decir, aquella que está relacionada con la calidad del servicio, la información que proporciona y la satisfacción de los usuarios. Es imprescindible trabajar con el objetivo de la mejora continua, tomar como modelo lo que hacen otras instituciones similares a la nuestra (por su fin, su ámbito temático etc.) de prestigio a nivel internacional y aplicar técnicas de vigilancia para conocer lo más novedoso que se está haciendo en nuestro ámbito profesional.

La calidad y la satisfacción de los usuarios van de la mano. Hay que llegar a los usuarios de forma directa, ágil y fácil para ellos, además de ofrecer servicios de calidad. Esto conlleva un permanente análisis de las nuevas tendencias y nuevos modelos de comunicación y divulgación de servicios y proyectos, lo que es un elemento vital en nuestra profesión.

Y todo ello, desde luego, contando con profesionales con la formación y la motivación adecuadas.

Montserrat Grabalosa:

Se tienen que combinar distintos ingredientes. Es imprescindible que la dirección tenga la mentalidad abierta para potenciar el espíritu innovador y premiar la creatividad, las nuevas ideas, las metodologías distintas… que no penalice los proyectos que no salen adelante, que valore la importancia de implementar sistemas de gestión de la calidad para optimizar procesos y procedimientos y reducir así los costes económicos, etc. De acuerdo con el «pensamiento lateral» de Kotler, la solución quizá no pasaría por hacerlo mejor sino hacerlo diferente. Hoy en día lo difícil es ser original.

Sobre todo es necesario que la dirección de la institución tenga claro que el gasto que suponen las actividades innovadoras es un indicador que en gestión de la calidad permite medir el compromiso empresarial en innovación tecnológica y que este es un parámetro que le da prestigio.

Complicidad de la dirección, una buena idea base de proyecto, los estudios de mercado que determinen los huecos que se pueden cubrir y la viabilidad de los proyectos, y actualmente es imprescindible también aprovechar los medios digitales que permiten llegar a más segmentos de público…

3.- ¿Cuáles pueden ser las razones para este cambio de orientación en el concepto de servicios y la aplicación de metodologías puramente empresariales: un cambio en el perfil del profesional de la información, simplemente tendencias o quizás empieza haber conciencia del valor de la información en las organizaciones?

Fernando Juárez:

A mi juicio, de los tres factores, el más determinante sigue siendo el de la existencia de una conciencia del valor de la información en las organizaciones, conciencia más acentuada si cabe en momentos de crisis en los que se reducen sistemáticamente gastos superfluos y el éxito o el fracaso dependen de una gestión adecuada de la información. En ese contexto de aplicación de metodologías puramente empresariales tenemos que procurar que empresas e instituciones nos valoren positivamente; y es muy difícil que alguien te valore si tú mismo no lo haces.

Gestionar información exige un reciclaje constante y continuo de organizaciones y profesionales. Somos un colectivo consciente de esa necesidad y estamos haciendo un gran esfuerzo por adaptarnos a las nuevas condiciones de tratamiento de la información pero adolecemos de una visión no economicista de nuestro rol profesional. Y eso puede lastrar nuestro presente.

Gracias a las jornadas descubrí la falta de perspectiva económica que como profesional tengo sobre nuestro trabajo. No sé si es algo generalizado o si se corresponde con la percepción que tenemos muchos de los profesionales que trabajamos en una institución pública pero creo que la mayoría interpretamos nuestra actividad en clave social pero no económica. Tenemos (tengo) una visión social y muy instrumental de nuestra profesión (lo hacemos por el bien de la sociedad o por mantener el buen funcionamiento de nuestra institución) y por eso términos y conceptos como «innovación» o «valor económico» nos resultan ajenos.

Si algo ha quedado patente en las XII Jornadas es que la gestión de la información tiene un componente económico muy elevado. Si a nuestra actividad habitual la dotamos de esa nueva visión comprenderemos que nuestro servicio tiene un impacto cuantificable económicamente en instituciones y empresas. Y eso nos revaloriza como profesionales… siempre y cuando seamos conscientes de ello. Necesitamos un ejercicio de empoderamiento.

 

María Victoria Madrid y Susana Limón:

No creo que sean exactamente metodologías puramente empresariales, sobre todo si no nos referimos a rentabilidad económica sino social. Se trata, eso sí, de evaluarnos, de medir nuestros servicios, de ofrecer compromisos de calidad a nuestros usuarios e indicadores de evaluación del nivel de cumplimiento de dichos compromisos. Y para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios es fundamental introducir elementos innovadores, que aporten un valor añadido, ya que trabajamos al servicio de una sociedad cada vez más exigente e informada.

Asimismo, se trata de utilizar las nuevas tecnologías de la información (NTIC) y las herramientas que nos proporciona el medio digital para la modernización de nuestros servicios y para rentabilizar nuestro trabajo. Por supuesto, empieza a reconocerse el valor de la información en las organizaciones, pero también es cierto que el profesional de la información debe reciclarse para «recoger» y asumir como propios todos los cambios de su entorno.

El valor de la información, desde el punto de vista del profesional que la gestiona, puede apoyarse en el sector empresarial en algunos casos para buscar su rentabilidad, pero cada vez resulta más importante crear una comunidad de gestores que se alimente de experiencias comunes y diversas, tendencias y resultados en proyectos que puedan aportar ideas. La investigación conjunta es un valor seguro en este sentido.

Montserrat Grabalosa:

La introducción de las tecnologías de la información y comunicación ha cambiado progresivamente el papel de los profesionales de la información, independientemente del tipo de centro (público o privado), o el ámbito. Ha provocado cambios de tareas de los profesionales de la información, pero también nuevas responsabilidades en las necesidades informativas, en la gestión y el tratamiento de la información…

Sin duda, ha cambiado el perfil del profesional de la información, pero ha sido a remolque de las nuevas necesidades informativas de nuestra sociedad. Igual que en nuestros hábitos de consumo, en materia informativa se aplican modelos empresariales y la tendencia es pedir servicios a medida, con valor añadido en el momento oportuno (información just-in-time), a peticiones cada vez más virtuales y menos presenciales. Se tiende a una sociedad basada en la prestación de servicios donde la coincidencia de espacio y tiempo ya no son necesarios. Se toma conciencia del valor que puede tener la información en la organización en el momento oportuno.

4.- ¿Qué importancia tiene el marketing, y en especial el marketing digital en la rentabilidad de dichos proyectos?

Fernando Juárez:

Bueno, creo que esta pregunta enlaza con lo apuntado sobre la función que desempeñamos en la promoción de proyectos innovadores. Es fundamental dotar de visibilidad a nuestras actividades y el marketing es visibilidad positiva que permite satisfacer a nuestros usuarios obteniendo un beneficio.

Hoy más que nunca las actividades sociales y económicas de toda índole se desarrollan en una red en constante evolución; la información que se genera y distribuye aumenta sin cesar gracias a un usuario que utiliza de manera flexible una tecnología que le permite crear y demandar contenidos y servicios. El usuario-consumidor del periodo industrial (analógico) que basaba sus expectativas en lo que las empresas le ofrecían es ahora un usuario-prosumidor bien informado con expectativas generadas por lo que otros usuarios-prosumidores recomiendan.

Nuestras empresas e instituciones deben estar y participar en la red definiendo cómo va a ser su presencia, qué pretende comunicar y, muy importante, cómo cuantificar los resultados obtenidos con esa apuesta estratégica en términos de rentabilidad económica. El marketing digital es fundamental porque permite una conversación (directa y horizontal) con los usuarios que nos va a permitir obtener un conocimiento de primera mano sobre lo que desean y cómo lo desean. Estar receptivo a lo que se demanda permite adoptar estrategias para poder así acometer proyectos rentables. Y ese es un reto en el que cómo profesionales podemos y debemos ayudar.

José Manuel Barrueco:

En el ámbito en que trabajo, servicios públicos gratuitos donde no se busca una rentabilidad económica para los mismos, el marketing tiene un valor importante, pero mucho más lo tiene el ser capaces de desarrollar iniciativas útiles para nuestros investigadores. Creo que a los bibliotecarios se nos da mejor promocionar proyectos que desarrollarlos y eso es un gran error. Sin ir más lejos, en ocasiones dedicamos más recursos a promocionar nuestros repositorios que a dar soluciones a lo que de verdad esperan y necesitan de ellos los investigadores. Mi experiencia en iniciativas como RePEc o E-LIS me dice que cuando se demuestra la utilidad de un servicio, los usuarios vienen sin necesidad de demasiada comunicación, con lo que el valor del marketing es relativo.

María Victoria Madrid y Susana Limón:

El marketing digital ocupa un papel primordial actualmente en proyectos de gestión de información. En principio, su utilización para la promoción de proyectos innovadores parece la más indicada por su propia naturaleza novedosa.

Pero tampoco podemos olvidar, máxime en los tiempos actuales de crisis económica, la mejor relación entre el beneficio y el coste del marketing digital frente al tradicional: el primero permite la utilización de múltiples herramientas y la aplicación de diversas estrategias de manera mucho más sencilla y asequible desde un punto de vista económico que el marketing tradicional.

Sin embargo, el factor que en mi opinión marca la diferencia y hace que el marketing digital sea imprescindible es su alcance y capacidad de difusión.

Las redes sociales y «la conversación» con el usuario hacen a cualquier proyecto cercano y accesible. El marketing online o el Social Media es el medio de difusión más rentable y completo para cualquier proyecto que quiera ser visible a la par que competitivo hoy en día.

Montserrat Grabalosa:

Actualmente nadie cuestiona la importancia del marketing y sobre todo el potencial del marketing digital para llegar con facilidad a nuevos segmentos de público. Después del boom de las redes sociales que estamos viviendo, la importancia del marketing digital es indudable y según las previsiones futuras también jugarán un papel importante los servicios de geolocalización, ya que cada vez aumentan más los usuarios con dispositivos móviles que tienen acceso a redes sociales con localización, y eso supone un aumento potencial de las posibilidades de publicidad y consumo.

Pero para conseguir rentabilidad a través del marketing es necesario que el proyecto englobe estrategias, estudios y posicionamiento de mercado, de ventas, y es imprescindible también el uso de indicadores como el Click Throug, el coste por clic o visita, el fraude por clic, etc. para evaluar el rendimiento de las distintas herramientas aplicadas y elegir la mejor opción calidad/precio en cada momento.

5.- ¿Qué circunstancias y requisitos deben darse para el mantenimiento y mejora de los proyectos a medio y largo plazo?

 

José Manuel Barrueco:

Un proyecto debe nacer con vocación de convertirse en servicio. En la universidad existe cierta «cultura de la subvención» donde un proyecto sobrevive mientras dura la ayuda de la administración correspondiente y luego desaparece sin dejar rastro. Creo que tenemos que huir de esta situación. En nuestra comunicación hemos expuesto el modelo de negocios de RePEc basado en el modelo del software de código abierto. Creemos que éste puede asegurar la sostenibilidad de servicios desarrollados en nuestras universidades. En él son requisitos claves: demostrar la utilidad del producto/servicio, conseguir una comunidad de usuarios que compartan los mismos intereses, colaboración en el desarrollo, incentivación para la participación, reutilización de la información y distribución de los costes.

María Victoria Madrid y Susana Limón:

Evidentemente, es fundamental la disponibilidad de recursos económicos y el respaldo de la institución u organización al proyecto y a los gestores de información que lo desarrollan.

Por otra parte, el proyecto, aparte de innovar, debe responder claramente a las necesidades y expectativas del público al que va dirigido, y en general, de la sociedad. La mejora continua y la retroalimentación, a partir de la evaluación y el análisis de los puntos débiles y los puntos fuertes han de estar entre los bastiones principales del proyecto.

Montserrat Grabalosa:

Los expertos presentan distintas soluciones para mantener y mejorar los proyectos a largo plazo. Por ejemplo, Philip Kotler plantea a través del marketing lateral estrategias valientes, arriesgadas, que faciliten la aparición de nuevos mercados, e incluso nuevas categorías a largo plazo en caso de éxito, y a encontrar ideas innovadoras para el desarrollo de nuevos productos y servicios.

Al margen de las opiniones expertas desde mi punto de vista tener equipos creativos, competentes, proactivos, con continuidad en el tiempo , con la complicidad de la Dirección y con la mirada siempre atenta al exterior son factores clave para el éxito del proyecto a más largo plazo.

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