La Red de Bibliotecas Judiciales estructura, funcionamiento, cooperación

Entrevista realizada por:

Paz Fernández y Fernández-Cuesta
Vocalía de Publicaciones de SEDIC

Ibone Múgica Recalde y Alberto Boada, documentalistas en el CENDOJ, centro coordinador de la Red de Bibliotecas Judiciales, describen la estructura, el funcionamiento, los objetivos y beneficios del trabajo cooperativo nacional e internacional que desarrolla la Red.

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1.- ¿Puede describirnos los objetivos de la Red de Bibliotecas Judiciales y sus principales actividades?

En el año 1997 el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) crea el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), como una apuesta por el uso de las nuevas tecnologías para satisfacer las necesidades de información de los miembros de la carrera judicial.

Una de las funciones de este órgano técnico del CGPJ, es la de «Gestionar, con la colaboración que se precise, la instalación y actualización de las bibliotecas judiciales, sistematizar su régimen de funcionamiento y asegurar su conservación», tal y como se recoge en su Reglamento 1/1997 de 7 de mayo (BOE 23 de mayo de 1997).

Aunque la política bibliotecaria del CGPJ es anterior, la creación de la Red de Bibliotecas Judiciales se formaliza en estas fechas. Su objetivo inicial fue el de impulsar actividades tendentes a la fundación de bibliotecas en los diferentes órganos judiciales de España y la creación de un catálogo colectivo. Es preciso contextualizar el marco de competencias en esta materia, toda vez que el CGPJ es el órgano de gobierno de jueces y magistrados pero no tiene competencias en la gestión de los recursos humanos y materiales de las administraciones de justicia (dependientes de las Comunidades Autónomas correspondientes o del Ministerio de Justicia), razón por la que las bibliotecas creadas son el resultado de acuerdos formalizados entre el CGPJ y estas administraciones. El Consejo asume la gestión del Catálogo Colectivo de Bibliotecas Judiciales y la dotación económica para la compra de fondos monográficos de cada una de las bibliotecas que integran la Red.

Así pues, en función de la administración de la que dependan, la situación de las bibliotecas judiciales es muy diferente, existiendo por un lado bibliotecas que no disponen de personal especializado dedicado a prestar los servicios propios de las mismas, las cuales solo están abiertas determinadas horas semanales y, por otro, bibliotecas con personal propio, con formación bibliotecaria y con un horario de apertura suficientemente amplio para prestar servicios a los usuarios a los que están dirigidas.

Para tratar de cubrir las diferencias formativas del personal asignado a las bibliotecas, así como para establecer los criterios de trabajo y colaboración en la Red, entre los años 2000 y 2005, se celebraron jornadas anuales de formación en el Cendoj.

Aunque ya existían bibliotecas anteriormente, es en los primeros años de existencia de la Red, cuando se crean la mayor parte de las bibliotecas que la conforman aunque, como se ha indicado más arriba, la situación de las mismas es muy variada. Por ello, a partir del año 2010, desde el Cendoj, se ha llevado a cabo un proceso de reestructuración, con el objetivo de optimizar el aprovechamiento de los recursos bibliotecarios disponibles, tanto en lo referente al personal como a los medios económicos para la adquisición de materiales bibliográficos, y para ello se ha propuesto la fusión de bibliotecas en aquellas sedes que disponían de más de una biblioteca o bien la supresión de bibliotecas cuando no había un aprovechamiento de los recursos mencionados.

2.- ¿Podría explicarnos su estructura y funcionamiento?

La Red de Bibliotecas Judiciales está formada por las bibliotecas de los diferentes órganos judiciales de todo el territorio nacional y las tres bibliotecas del CGPJ.

Las tres bibliotecas del CGPJ, Biblioteca de la Sede Central, Biblioteca de la Escuela Judicial, y Biblioteca del Cendoj, actúan como cabecera de la Red y son las responsables de la creación y mantenimiento del catálogo colectivo así como del establecimiento de las normas sobre el proceso técnico y de servicios mínimos que prestan las bibliotecas.

En general, existen bibliotecas judiciales en todos los órganos colegiados de todas las comunidades autónomas:

  • Una biblioteca por Tribunal Superior de Justicia y Audiencia Provincial en las capitales donde radiquen las dos sedes.
  • Una biblioteca por Audiencia Provincial, siempre que esté en capital diferente al Tribunal Superior de Justicia.

Bibliotecas de órganos unipersonales (juzgados) en los siguientes casos:

  • En lugares geográficos apartados (en las Islas).
  • Cuando en su Partido Judicial existe alguna sección de la Audiencia Provincial de su provincia.
  • Cuando en su Partido Judicial existen 10 o más juzgados.
  • En Partidos Judiciales grandes (40 o más juzgados), en edificios diferentes de los de sus Audiencia Provincial.

Además, los órganos judiciales a los que no les afecta la organización territorial del Estado como son el Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional también disponen de un servicio de bibliotecas.

Las bibliotecas son autónomas a la hora de decidir sobre personal, instalaciones, horarios de atención, servicios prestados, etc. Las actividades coordinadas son las relativas a la normalización de la catalogación de fondos y su inclusión en el catálogo colectivo, al servicio de préstamo interbibliotecario y a la formación de bibliotecarios.

Además, el Cendoj presta servicios de apoyo a las bibliotecas, como facilitar el acceso a diferentes bases de datos especializadas, contratadas de forma corporativa, para que dispongan de amplios medios para atender las necesidades de información de sus usuarios. El Cendoj también ofrece un servicio de referencia central, respondiendo a aquellas consultas que puedan plantear las diferentes bibliotecas, tanto las peticiones de información realizadas por sus usuarios, como las consultas de apoyo técnico que puedan plantear los propios bibliotecarios.

El trabajo cooperativo se articula a través de la Extranet de bibliotecas judiciales, accesible para el personal de las mismas. Esta extranet permite el acceso a diferentes recursos, entre los que están:

  • Programa AbsysNET: desde el cual se incorporan los fondos al catálogo colectivo y también se realiza el vaciado de publicaciones periódicas y obras colectivas de carácter monográfico.
  • Apoyo al proceso técnico: manuales de procedimiento, manuales técnicos de AbsysNet, normativa y formularios para llevar a cabo el control de autoridades.
  • Acceso a recursos bibliotecarios de diferente ámbito: artículos propios de la red, enlaces del ámbito bibliotecario, productos documentales como son los dosieres especializados, etc.
  • Directorio de bibliotecas judiciales: herramienta de gran utilidad para la comunicación entre las bibliotecas integrantes de la Red.
3.- ¿Existen experiencias de cooperación en red similares en las Comunidades Autónomas?

La Administración de Justicia de la Comunidad de Cataluña, siendo consciente del valor de las bibliotecas y servicios de documentación en la actividad judicial, ha definido formalmente un modelo de red de bibliotecas que sería deseable se implantara en el resto de comunidades.

Dada la existencia de la figura de coordinador, encargado de la planificación de la Red de Bibliotecas Catalanas, se facilita enormemente la comunicación del Cendoj con esta Red así como el desarrollo de actividades planificadas.

Habría que destacar que esta Red autonómica cuenta con instalaciones apropiadas, personal especializado, horarios amplios de apertura, una estructura coordinada y planificada, así como una amplia oferta de servicios de préstamo, préstamo interbibliotecario, consulta en sala, servicios de información bibliográfica, elaboración de dosieres electrónicos, alertas informativas, etc.

Si bien lo citado sobre la Red de Bibliotecas Catalanas puede resultar muy básico para muchos de los profesionales del ámbito bibliotecario, en el caso de las bibliotecas judiciales supone un gran avance.

4.- ¿Existe algún tipo de cooperación institucional con otras redes internacionales?

En el ámbito internacional, el Cendoj es el responsable de la Secretaría Técnica de la Red Iberoamericana de Documentación e Información Judicial (IberIUS). Se trata de una Red de centros de documentación judicial, entre cuyos principales objetivos se encuentra el desarrollo de sistemas de bibliotecas judiciales en el ámbito iberoamericano. Sus principales actividades se han orientado al desarrollo de centros de documentación judicial como unidades de coordinación de servicios de información y documentación y al intercambio de experiencias en este ámbito con el objetivo de identificar mejores prácticas en la gestión de información jurídica.

Las bibliotecas judiciales no son el único objetivo de esta red ya que el desarrollo de colecciones digitales de jurisprudencia ha tenido un mayor impulso, prueba de ello es el proyecto «Portal del Conocimiento Jurídico Iberoamericano», desarrollado en el seno de la Cumbre Judicial Iberoamericana y cuyo objetivo es reunir en un único portal la doctrina, legislación y jurisprudencia a escala Iberoamericana.

5.- ¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan este tipo de unidades especializadas?

Uno de los principales retos de la Red de Bibliotecas Judiciales es conseguir el reconocimiento por parte de las administraciones responsables de su gestión, lo que supondría adoptar un compromiso por su parte para ofrecer servicios de información de calidad, de forma permanente. Para ello la biblioteca debe ser un servicio incluido en los organigramas de estos organismos, y muy importante, debe ser atendido por personal especializado.

Por otro lado, teniendo en cuenta que los usuarios de los servicios de documentación del Cendoj se encuentran dispersos por toda la geografía española y que desarrollan su actividad de forma individual, donde las cargas de trabajo y los tiempos de respuesta son ajustados, el entorno virtual de la biblioteca es tan importante como el entorno físico. En la actualidad, desde el Cendoj, se considera fundamental el desarrollo de productos documentales a medida (dosieres electrónicos, servicios de alerta y DSI, etc.) así como de la creación de la biblioteca digital que dé acceso integrado a las diferentes fuentes de información jurídica. En este sentido, cabe destacar, que ya se han dado los pasos iniciales para la creación de un repositorio institucional, como medio de difusión tanto del material impreso como las nuevas publicaciones digitales del CGPJ en entorno web.

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