La gestión del conocimiento en un despacho de abogados

Elisa Prieto CastriElisa Prieto Castro
Knowledge Manager ELZABURU Abogados

Al ser natural de Salamanca y ofertar su Universidad los estudios de Biblioteconomía, pude disfrutar de la mayor parte de mi carrera universitaria en tierras salmantinas, y la complementé más tarde con la Licenciatura de Documentación en la Universidad Carlos III de Madrid. Entre ambos títulos apenas pasaron unos pocos años pero el panorama de la profesión sufrió una
transformación radical auspiciada por la llegada de Internet, la automatización de procesos y la aparición del mundo digital.

Quizás porque mi último año de biblioteconomía lo pasé con una beca Erasmus en la Universidad de Northumbria en Newscastle o simplemente porque no me veía trabajando en una biblioteca pública, nunca me llegué a plantear la posibilidad de preparar unas oposiciones.

Es verdad que los estudios universitarios en aquel momento estaban muy centrados en las labores de una biblioteca —o archivo, dependiendo de las asignaturas que hubieras elegido— pero a mí me atraía conocer otros ámbitos, viajar a otros países y quizás estudiar un master u otros estudios universitarios. De hecho, ya tenía preparadas las maletas, lista para incorporarme a una de las becas que oferta anualmente el Parlamento Europeo, cuando recibí una llamada del despacho Elzaburu, donde estaban buscando un documentalista. Les había llegado mi curriculum a través de la bolsa de empleo de la Universidad y querían hacerme una entrevista. Por suerte esperé a que terminaran de explicarme los detalles pues tenía ya preparado mi rechazo: una beca en el Parlamento Europeo tenía mucho mayor atractivo que una beca en un despacho de abogados!! Cual no sería mi sorpresa al saber que no se trataba de una beca sino de un trabajo “hecho y derecho”.

Así que me dirigí a mi primera entrevista de trabajo y salí convertida en la documentalista “oficial” del despacho. Es por eso que raramente doy consejos a la gente que está en búsqueda de empleo pues, ¿qué puedo saber yo del tema si conseguí mi trabajo en el primer sitio donde me hicieron una entrevista? Lo único que puedo comentar es lo que más tuvieron en cuenta a la hora de elegirme: el conocimiento de inglés, la iniciativa a la hora de irme a estudiar o trabajar a otro país y mi expediente académico.

Portal del Conocimiento del Elbaburu Abogados

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Han pasado ya más de 18 años y mi trabajo ha experimentado una completa metamorfosis, no tanto porque yo sea una persona muy innovadora o iconoclasta, sino porque el mundo de la abogacía ha sufrido enormes cambios y convulsiones en estos años: los abogados son diferentes, los despachos son diferentes y las necesidades han evolucionado… no quedaban “más narices” (perdónenme la familiaridad) que replantearse la profesión.

Como comentaba más arriba, no me considero una persona especialmente creativa y el hecho de ser (como dirían los anglosajones) una “solo librarian” durante muchos años hizo que tardara un tiempo en ir redefiniendo mi puesto de trabajo. Necesité un tiempo para conocer la idiosincrasia del despacho, en estudiar y comprender la materia y en sentirme cómoda con mi puesto —para superar ese periodo de transición entre universidad y “mundo real” con el que nos hemos
enfrentado todos—.

No se ha tratado de una “revelación divina” que me haya llegado al despertarme una mañana sino más bien de una serie de pequeños cambios y evoluciones que me han llevado desde un trabajo de bibliotecaria jurídica (“pura y dura”) hasta el actual departamento donde me encuentro y que recibe el nombre de “Gestión del conocimiento”, donde tratamos de dar respuesta a las necesidades informativas y formativas de la empresa en su más amplio sentido.

Indicadores de actividad

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De esta época recuerdo con especial cariño mi colaboración y participación en SEDIC, primero como socia y más tarde en su junta directiva. En SEDIC tuve la oportunidad de continuar mi formación, compartir experiencias y “frustraciones” y
conocer a grandísimos profesionales de los que tanto he aprendido. Vaya aquí mi agradecimiento a todos ellos por todo lo que me han enseñado y ofrecido.

¿Cuáles son, por lo tanto, las principales diferencias entre mi puesto de bibliotecaria “pura y dura” del año 2000 al de gestora del conocimiento del año 2018?

La piedra de toque en mi caso ha sido “abandonar” las ideas preconcebidas de lo que debe ser un centro bibliotecario —sea jurídico o de cualquier otro tipo— para buscar lo que necesita mi público “objetivo”: abogados, paralegales, ingenieros… de modo que puedan realizar su trabajo de modo más eficaz: ¿cómo pueden localizar la información que generan de forma más rápida; qué documentos tipo —formularios y modelos de cartas y escritos— le son más útiles para poder realizar su trabajo; cómo se puede gestionar la información marketiniana, las normas internas de trabajo, los organigramas… de modo que estén accesibles y actualizados…?

En mi caso, la biblioteca jurídica no ha desaparecido. Seguimos gestionando las colecciones doctrinales, jurisprudenciales y legislativas de un modo muy semejante a cualquier otro centro pero hemos añadido muchos más servicios y trabajos en función de lo que vemos que necesita el despacho. De tener una única pata —biblioteca jurídica— nos hemos convertido en una mesa o casi podría decir, un paraguas, donde englobamos:

  • Servicios de información jurídica – biblioteca y centro de documentación
  • Gestión del plan de formación de la firma
  • Gestión de la intranet corporativa
  • Gestión de contenidos para publicaciones, blog y página web
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Reconozco que mi caso no es habitual dentro del mundo jurídico. Cuando hablo con colegas de otros despachos me comentan que ellos están más volcados en una o dos de estas patas pero casi nunca en todas ellas al mismo tiempo. Sin embargo, yo estoy contenta con poder desarrollar todas “mis patas” (aunque a veces tenga que sudar para mantenerlas) porque esto nos permite tener una gran visibilidad y vinculación con todas las áreas de trabajo: áreas jurídicas, marketing y desarrollo de negocio, RSC, Recursos Humanos, IT…. de modo que al final acabamos colaborando en buena parte de los proyectos que se gestan en el despacho.

Sí que es verdad que, para ello, he tenido que olvidarme de frases del tipo “esta no es una labor propia de mi puesto”… en más de una ocasión. Está claro que mi puesto nunca debería involucrar el limpiar despachos o gestionar la correspondencia de un abogado… pero sí veo muy interesante que participemos en la organización de eventos y reuniones con clientes aportando nuestra visión del sector, que apoyemos en la creación de la marca e imagen del despacho a través de nuestra aparición en rankings legales, que apoyemos la aparición del despacho en los medios de comunicación… entre otras muchas cosas.

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De hecho, me gusta mucho más mi trabajo ahora, que me encuentro en las primeras fases de la cadena documental, como generador de contenidos y conocimiento, que cuando sólo estaba en la parte final y suministraba información a los abogados.

 

¿Cuáles han sido las cualidades que más me han servido en estos años?

Elisa Prieto y Paloma Jiménez

Autoaprendizaje continuo: aprender, aprender y seguir aprendido. La realidad ha cambiado drásticamente en los últimos diez años y esto nos exige un trabajo de puesta al día continuo. Conceptos como inteligencia artificial, legaltech o hackatones legales eran totalmente incomprensibles hace unos años pero forman parte de lo que será nuestra realidad cercana en poco tiempo.
“No solo librarian”: nuestra profesión necesita relacionarse, compartir e intercambiar experiencias pues es mucho más difícil inventar la rueda solos. Este logo, que está tan interiorizado en el sector público, aún se tiene que desarrollar mucho en el sector privado por el miedo de las empresas a perder sus ventajas competitivas.
Comunicación, comunicación… y más comunicación: no podemos simplemente “trabajar” sin realizar cierto trabajo de relaciones públicas de nuestro trabajo. Tenemos que informar a nuestros jefes, tenemos que informar a nuestros usuarios y a cualquiera que se nos ponga delante. En nuestra profesión existe la idea generalizada de que nuestro trabajo “hablará” por nosotros pero necesitamos también resaltar —ya sea en formato escrito como en formato verbal— los puntos cruciales de nuestra aportación a la empresa.
Informática e idiomas: si alguno de estos dos elementos lo tienes “atravesado”, es necesario que lo saques adelante: apúntate a una academia, coge a ese familiar manitas que te ayude con la informática, viaja…. Pero ambos son puntos cruciales para el trabajo en el ámbito jurídico.
Curiosidad e ilusión: mantenerse alerta, no sólo con lo que ocurre en el sector, sino también con lo que ocurre en tu despacho, para poder aportar tu visión, tus ideas o sugerencias.

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