La cultura de la gestión e intercambio de conocimiento en organizaciones especializadas en Relaciones Internacionales

Selección y traducción de Ivanosca López Valerio (Coordinadora del portal Web del Real Instituto Elcano, Madrid)

Los retos dela gestión del conocimiento en los centros de documentación especializados en relaciones internacionales y áreas de estudio fue el tema del knowledge café, la última sesión de la XIX Conferencia EINIRAS (European Information Network for International Relations and Area Studies), celebrada en Madrid los pasados 17 y 18 de septiembre de 2009. El concepto de la gestión del conocimiento, su desarrollo y, particularmente, la cultura del intercambio del conocimiento en las instituciones de la red EINIRAS son los aspectos destacados de este diálogo-debate.

La gestión del conocimiento es un término que incluye un amplio rango de prácticas para identificar, crear, representar, distribuir y permitir la transferencia de las ideas y experiencias existentes en los miembros de una organización, o que están alojados en sus procesos de trabajo o en sus prácticas. El fin es transformar el conocimiento generado en un activo intangible, en capital intelectual, que preste beneficios y se pueda compartir.

El debate planteó diversas cuestiones entre las hemos seleccionado las siguientes:

1. ¿Cómo definirías la Gestión del conocimiento en el marco de tu organización?

clip53-ESodomova-peqEVA SODOMOVA:
Head of the Information Life Cycle Division, Consejo de Europa, Estrasburgo

«Creo que el concepto de la gestión del conocimiento limita de alguna manera la esencia del sector, porque ¿cómo se puede gestionar el conocimiento? Preferiría llamarlo de otra manera…quizás «facilitar el conocimiento» o «posibilitar el conocimiento». Pienso que la gestión del conocimiento no sólo se refiere al uso de las herramientas de la Tecnología de la Información o a la formalización del conocimiento que no está codificado, sino que también incluye la cultura de las instituciones como organizaciones y la identificación de la información que es relevante su supervivencia en sus ámbitos de acción».

clip53-JMCallejaJOSÉ MARÍA CALLEJA:
Director de la Unidad de Seguridad de la Información, European Software Institute (ESI) / Tecnalia, Zamudio – Vizcaya

«La gestión del conocimiento no debe limitarse a certificar que una persona tiene el suficiente conocimiento para manejar las herramientas de las Tecnologías de la Información. Pero, por ejemplo, para los gobiernos es necesario certificar que sus ciudadanos conocen y saben utilizar estas herramientas. Pienso que lo más importante es el uso de la tecnología y no la tecnología en sí, y sobre todo el uso de la tecnología para la interacción entre las personas. Así que certificar o saber que los ciudadanos tienen o no las habilidades básicas necesarias para usar dichas herramientas, es una forma de asegurarse que las personas las utilizan correctamente para interactuar y tener una comunicación abierta».

clip53-CPallarisCHRIS PALLARIS:
Head of OSINT, International Relations and Security (ISN), Zurich

«Una de las definiciones es la gestión basada en el conocimiento de la organización. Gran parte de las organizaciones pasan por alto la necesidad de contar con un conjunto de prácticas adecuadas. Los gestores deben ser conscientes de las dinámicas del conocimiento en las organizaciones, que las personas vienen y van, y que es casi imposible captar la sabiduría de la experiencia; siendo necesarios procedimientos como tutorías, coaching y la orientación apropiada. Esto es particularmente importante en cualquier tipo de trabajo porque la información cambia muy rápidamente. Otro aspecto omitido es la gestión personal del conocimiento -el uso de las herramientas y la tecnología para gestionar los procesos individuales de aprendizaje- que está evolucionando hacia la gestión de las redes personales de aprendizaje a través de Face Book, LinkedIn, Twitter, etc., y que también exige una sabiduría personal para expandir dichas redes orgánicamente».

clip53-CMacCathieNevillCHARLES MCATHIENEVILLE:
Chief Standards Officer, Opera Software, Madrid

«Si una organización carece de políticas, prácticas y procesos adecuados, una noción correcta sobre cómo usar las herramientas IT, pronto tendrá graves problemas. La gestión del conocimiento implica tener una herramienta y saber cómo usarla, y saber realmente cómo usarla de forma inteligente. Gran parte depende de decisiones técnicas muy básicas sobre los estándares en los formatos de la información y los procesos (…) Se deben tomar decisiones correctas sobre las herramientas adecuadas a nuestras necesidades, pero también hay que escoger unas políticas correctas, pensar en buenas prácticas para los flujos de trabajo y en lo que puede ser sostenible en el tiempo».

2. ¿Existe una promoción de una cultura del intercambio del conocimiento en sus organizaciones?

CHRIS PALLARIS:

«El reto es ¿cómo puedo compartir mis conocimientos? La gente se contiene porque cree que lo que sabe no es importante o que a los demás no les interesa, pero no está segura de ello porque no comprueba si es cierto o no, no hay una decisión consciente de compartir conocimientos o datos, aunque sea el enlace a una Web. Es necesaria la iniciativa individual y el tiempo para compartir algo que sea relevante e interesante, y explicar al resto de la organización por qué es importante. No hacerlo limita el flujo de conocimiento, y podemos encontrar esta situación en muchas organizaciones que carecen de una cultura para ello». 

EVA SODOMOVA:

«Otro problema que debemos intentar solucionar es el mantenimiento de la información para autoconsumo. Cuando hablamos con los usuarios, todo el mundo aboga por la transparencia, el acceso libre de la información. El asunto es que todos quieren tener acceso a la información de los demás, pero que no haya acceso a la suya porque esa ‘es especial’. Debemos acometer un cambio cultural en este sentido, pero podemos hacerlo sólo si contamos con el compromiso de los gerentes y creo que es lo más difícil de lograr en una organización». 

clip53-KKifayatKASHIF KIFAYAT:
Research Fellow, School of Computing & Mathematical Sciences, Liverpool John Moores University, Liverpool

«Cómo eliminar el miedo a compartir información es una parte del problema. Otro aspecto son las preguntas que las personas se hacen y temen compartir, porque piensan que son tontas o son irrelevantes. Es fundamental que las personas formulen y compartan sus preguntas, porque las posibles respuestas producirán una gran cantidad de información en términos del conocimiento. Esto también es importante en la investigación, porque los investigadores tienen ideas y se formulan preguntas; no sólo es que compartan información e ideas sino sus propias hipótesis y cómo gestionar ese conocimiento en las instituciones».

clip53-Anabel-CervantesANABEL CERVANTES:
Jefa del Centro de Documentación de Defensa, Ministerio de Defensa, Madrid

«En muchas organizaciones, los profesionales de los centros de documentación colaboran activamente con otros especialistas en el desarrollo de iniciativas que mejoren la gestión de la información o favorezcan una cultura del intercambio del conocimiento en las organizaciones. Conseguir para los centros de documentación un papel más activo en la implementación de estos cambios dentro de las organizaciones no es tarea fácil; la confianza en el interés general y el valor de la información que gestionamos, la innovación en los servicios y nuestra iniciativa individual pueden hacerlo posible».

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