La Biblioteca Virtual del Sistema Sanitario Público de Andalucía recibe el European Public Sector Award

Verónica Juan-Quilis
Directora de la Biblioteca Virtual del Sistema Sanitario Público de Andalucía

La Biblioteca Virtual del Sistema Sanitario Público de Andalucía (BV-SSPA) fue creada en 2006 para dar un servicio unificado e integral a los profesionales sanitarios y usuarios de servicios públicos con el objetivo de obtener los mejores resultados en salud en los campos asistenciales, docentes y de investigación. Depende de la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales de la Junta de Andalucía e integra y coordina todos los centros documentales y bibliotecas sanitarias constituidos en una red efectiva de información.clip-69-sehablade1-peq

La base de la creación de la BV-SSPA es el proceso estratégico IV, Gestionar el Conocimiento, del II Plan de Calidad del Sistema Sanitario Público de Andalucía, donde se establece el proceso clave para Garantizar el intercambio de conocimiento del Sistema Sanitario, con el objetivo clave 4.6. Definir y desarrollar una estrategia de información y documentación para el Sistema Sanitario, conteniendo las siguientes líneas de acción:

  • Crear un Centro de Información y Documentación Científica.
  • Establecer la Biblioteca Virtual del SSPA.
  • Coordinar los centros documentales sanitarios andaluces, con el propósito de sustentar una red institucional que utilice los medios eficientes y adecuados.
  • Establecer las alianzas estratégicas necesarias con instituciones y organizaciones homólogas.

Su creación es, pues, una línea estratégica de la Consejería que define los siguientes objetivos:

  1. Proporcionar a los profesionales sanitarios los medios para identificar, localizar y obtener los recursos documentales necesarios para el desempeño de sus funciones.
  2. Ayudar a los ciudadanos a encontrar información no sesgada, comprensible y fundamentada que les permita participar de forma activa en las decisiones que afectan a su salud.
  3. Coordinar los centros documentales y las bibliotecas del sistema sanitario andaluz con el propósito de sustentar una red institucional para la extensión de los servicios de la Biblioteca Virtual a todos los profesionales del Sistema.
  4. Establecer las alianzas estratégicas necesarias con instituciones y organizaciones para el cumplimiento de sus fines.
  5. Promover la Gestión del Conocimiento del Sistema Sanitario Público de Andalucía.

El apoyo institucional ha sido esencial en la consolidación de la biblioteca virtual como la entidad gestora del conocimiento en Andalucía: por una parte, se establece como línea estratégica del sistema sanitario para lo que se le asigna un presupuesto específico haciéndola independiente en cuanto a la gestión; y, además, se la designa como único interlocutor válido para la contratación de recursos de información científica dentro del sistema andaluz de salud, lo cual posibilita la centralización de las adquisiciones y refuerza la entidad de la misma.

Esta línea institucional que sustenta a la BV-SSPA se confirma en el Plan de Calidad del Sistema Sanitario Público de Andalucía para el período 2010 a 2014. Las acciones de los Proyectos 10 y 14 tienen una repercusión directa en la BV-SSPA:

  • Proyecto 10. Las personas y su entorno de trabajo. Acciones 6. Implantar de forma plena la red de administración única para los profesionales: Entorno colaborativo, Biblioteca Virtual, Portal de Salud, Plataforma multidispositivo para profesionales.
  • Proyecto 14. Sistemas de información en la Gestión del Conocimiento. Acción 8. Desarrollar el repositorio institucional de la BV-SSPA.

La base del funcionamiento de la BV-SSPA se encuentra en la integración de herramientas de diversa procedencia: software libre, comercial y de desarrollo propio. Esta integración permite al usuario final una navegación cómoda e intuitiva, que se sustenta en una complejidad de creación y mantenimiento llevada a cabo por profesionales altamente cualificados y especializados que desarrollan su trabajo en la BV-SSPA.

Dos hitos importantes marcan la trayectoria de la Biblioteca Virtual desde su creación que la han situado como una actuación pionera en Andalucía en el ámbito de la Gestión del Conocimiento en Ciencias de la Salud: la centralización de la contratación de los recursos de información científica y la democratización del acceso a la información, al poner a disposición de todos los profesionales del SSPA, independientemente de su categoría laboral y lugar de trabajo, la mayor cantidad de información científica de calidad, que permite tomar las decisiones más pertinentes que ayudan a mejorar la salud de la ciudadanía.

Los servicios y recursos de información

Actualmente, la BV-SSPA tiene suscritas 1.590 revistas de las más prestigiosas editoriales internacionales. Además, la BV-SSPA proporciona y organiza enlaces a 1.546 revistas de acceso abierto seleccionadas siguiendo criterios de calidad. En total, el fondo hemerográfico de la BV-SSPA es de 3.136 títulos. Otros recursos de información suscritos (libros electrónicos, portales, bases de datos) son: Harrison’s Principles of Internal Medicine, Martindale, DrugDex, DrugReax, Fisterra, Primal Pictures, MEDLINE, Web of Science (licencia nacional), Embase, UpToDate (licencia nacional). La BV-SSPA cuenta, además, con una web para la ciudadanía y otros servicios, además de tener presencia en redes sociales desde 2009.

La Biblioteca Virtual procura una presentación ordenada, coherente y fácilmente localizable de esta información mediante las herramientas adecuadas dispuestas en una página web amigable y de fácil manejo para el usuario. Para optimizar los recursos y satisfacer necesidades de información más concretas, en 2010 se crearon Áreas Temáticas que agrupan los fondos de las BV-SSPA y otros relevantes de instituciones y organismos nacionales e internacionales seleccionados según criterios de calidad. Una guía proporciona ejemplos de búsquedas bibliográficas, listados de revistas con enlace al texto completo, videos, etc, así como otra información considerada de utilidad. Se incluyen también artículos del área correspondiente publicados por nuestros profesionales. Estas páginas son actualizadas mensualmente por los bibliotecarios de la BV-SSPA.

Uno de los servicios más utilizados es el SOD (Servicio de Obtención de Documentos). Creado en 2009 de manera centralizada y gratuita, proporciona los documentos no disponibles en la BV-SSPA.

La Web de la Ciudadanía

Con el fin de cumplir el objetivo de ayudar a los ciudadanos a encontrar información no clip-69-sehablade2-peqsesgada, comprensible y fundamentada que les permita participar de forma activa en las decisiones que afectan a su salud, el 24 de junio de 2010 se puso en producción la página web de Ciudadanía. Intencionadamente, guarda una estructura y diseño similares a la de los profesionales, ofreciendo los servicios y recursos de información que permite la legislación vigente en materia de Propiedad Intelectual y Copyright. Esta página ofrece también los enlaces a otros servicios para la ciudadanía que proporcionan SAS y Consejería.

Las redes sociales

Los servicios de la BV-SSPA se presentan en un entorno virtual englobado en estrategias Web 2.0 y Redes Sociales, donde el visitante puede participar con sus aportaciones y donde se recogen sus propuestas y sugerencias, consiguiendo una ágil relación con los usuarios y obteniendo un feedback que puede determinar acciones y proyectos futuros. Así, el 16 de noviembre de 2009, la BV-SSPA inaugura su presencia en las redes sociales Facebook, Twitter, Del.ici.ous, Flickr, Slideshare, YouTube, y Vimeo, siendo la primera biblioteca del ámbito de ciencias de la salud en hacerlo e iniciando así un camino actualmente ya presente en muchas instituciones del SSPA.

El acceso remoto a la BV-SSPA

El gran logro de la Biblioteca Virtual es su accesibilidad para todos y cada uno de los profesionales del Sistema, independientemente de su lugar de trabajo, categoría profesional y disponibilidad horaria ya que desde febrero del 2008 nuestros profesionales pueden acceder al portal desde cualquier parte del mundo, tan sólo necesitan un ordenador con conexión a Internet. El sistema que se ha desarrollado ha sido pionero en España, y garantiza el acceso a todos los recursos de información de manera conjunta y observando escrupulosamente la legislación vigente en materia de Propiedad Intelectual y Protección de Datos, ya que no se utilizan claves proporcionadas por los proveedores. El acceso remoto desde cualquier ordenador se realiza mediante un sistema federado de validación de usuarios compuesto por software libre y desarrollo propio.

El análisis de la producción científica del SSPA, Impactia

La Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales acuerda con sus centros un contrato programa que tiene como misión cumplir los compromisos que establece el Gobierno con la ciudadanía, en materia de atención sanitaria. Uno de los ejes globales de actuación es la potenciación de la investigación biomédica estableciendo sistemas permanentes de evaluación bibliométrica. La BV-SSPA es la encargada del análisis de los objetivos de investigación marcados en dicho contrato, mediante el estudio de las publicaciones científicas con la implicación de indicadores bibliométricos. Para ello, en 2009 la BV-SSPA creó una aplicación informática, Impactia, que ofrece información desde 2006, actualizada mensualmente, y completada y revisada por los documentalistas sanitarios andaluces. Se reflejan los indicadores bibliométricos y no bibliométricos contemplados en los contrato-programa: tipología documental, factor de impacto, factor de impacto global, deciles, cuartiles y orden de firma, que incluye los documentos firmados por profesionales del SSPA en primer, último lugar y autor de correspondencia.

El Fondo Bibliográfico Digital Institucional, repositorio del SSPA

En 2013, la BV-SSPA pone en producción el Fondo Bibliográfico Digital Institucional, es decir, el Repositorio Institucional del SSPA. Se concibe como un espacio único y abierto donde se reúne toda la producción intelectual y científica generada por los profesionales sanitarios como resultado de su actividad asistencial, investigadora y de gestión. El repositorio garantiza su conservación, el acceso abierto y la difusión nacional e internacional. En su primer año de funcionamiento, el repositorio cuenta con 1.070 documentos y ha sido consultado 13.745 veces entre visitas e indizaciones.

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El reconocimiento

La BV-SSPA es pionera en su modelo de gestión y desarrollo y sirve de modelo e impulso a otras instituciones. Por ello, cuando en 2011 la SEDIC convocó el VI Premio Nacional a la Calidad y la Innovación, en esta edición, dedicado a bibliotecas de Ciencias de la Salud, decidimos presentarnos. El premio fue para nuestros compañeros de Bibliosaúde, la Biblioteca Virtual del Sistema Sanitario Público de Galicia, por el proyecto de conservación y expurgo de las bibliotecas del SERGAS, recibiendo la BV-SSPA, junto con otras dos instituciones, una mención especial.

En junio de 2012, la Asociación Andaluza de Profesionales de la Información y la Documentación concedió a la BV-SSPA el Premio Hernando Colón 2011 a la difusión del patrimonio documental.

En noviembre de 2013, y tras un proceso de selección y evaluación iniciado en enero del mismo año, la BV-SSPA ha merecido el Best Practice Certificate-EPSA 2013 que otorga cada dos años el European Institute of Public Administration (EIPA), de la Unión Europea, quedando finalista de entre 227 proyectos de 28 países. También se ha hecho acreedora del Cross-Administrative Cooperation Award, en dicho proceso.

Desde 2007, y cada dos años, EIPA organiza los European Public Sector Award (EPSA) una plataforma de excelencia pública que premia y da a conocer experiencias valiosas en las administraciones públicas europeas, centrándose en el conocimiento y difusión de buenas prácticas. Pretende crear un espacio en el que las instituciones del sector público de Europa pueden sobresalir y convertirse en un ejemplo para el resto del mundo. En este contexto, EPSA pretende alcanzar los siguientes objetivos:

  • contribuir al progreso y la aplicación de la Estrategia de Lisboa y su sucesora, EUROPA 2020: Una estrategia para un crecimiento inteligente, sostenible e integrador
  • crear un espacio administrativo europeo común
  • idear nuevos paradigmas para solucionar problemas administrativos
  • fomentar la competencia constructiva entre organizaciones del sector público y recompensar la excelencia
  • aprender de la vanguardia europea
  • crear una red de excelencia y establecer las condiciones para una plataforma de aprendizaje europeo en soluciones de la administración pública.

Las categorías premiadas han promovido la conciencia de las dimensiones clave de valor público y, al hacerlo, EPSA ha animado a los gobiernos a modernizar sus estructuras y prácticas administrativas y a abordar los temas esenciales de la reforma administrativa en Europa.

En palabras de Maroš Šefcovic, Vicepresidente de la Comisión Europea, Relaciones Interinstitucionales y Administración, y de László Andor, Miembro de la Comisión Europea, Empleo, Asuntos Sociales e Inclusión, proyectos como EPSA «son instrumentos importantes para fomentar las buenas prácticas en las administraciones públicas en Europa y ayudar a los países a aprender el uno del otro – una sinergia que debemos maximizar! Desde su creación en 2007, EPSA ha actuado como motor de cambio en la forma en que los servicios públicos funcionen en el siglo 21, animándoles a aplicar innovaciones y ofrecer calidad «.

En los últimos cinco años, las administraciones públicas de toda Europa se han enfrentado a las crecientes exigencias de sus finanzas públicas. A su vez, esto ha llevado a promover cambios en la forma en que se prestan los servicios públicos, así como a una reevaluación del alcance y la naturaleza de los servicios que deben proporcionar las autoridades públicas, con independencia de la forma en que se haga. Precisamente en tiempos de crisis económica los ciudadanos tienen una mayor necesidad de los servicios públicos.

Para responder a estas realidades, las administraciones públicas tratan de encontrar formas innovadoras de resolver problemas en la prestación de servicios, mediante el diseño de mejores procesos y nuevas soluciones estructurales.

Algunas autoridades públicas están respondiendo bien a los desafíos de la crisis con medidas centradas en la eficacia, la eficiencia y la productividad, tratando, al mismo tiempo, de mantener un alto nivel de calidad de sus procedimientos.

En este contexto se enmarca EPSA 2013 que quiere reunir casos de éxito que podrían, por ejemplo, demostrar uno o más de los siguientes resultados:

  • mejora de la calidad o el volumen de prestación de servicios con el mismo o menor costo;
  • mantenimiento de la prestación de servicios a un menor costo;
  • obtención de niveles más elevados de estándares de servicio con un nivel proporcionalmente menor de aumento de los costos;
  • logro de una deuda sostenible / niveles de déficit;
  • participación ciudadana más amplia en las decisiones;
  • alta rentabilidad económica y / o financiera de las inversiones públicas o altos niveles de inversión privada soportada por inversión pública bien dirigida.

En este contexto, se pensó que la Biblioteca Virtual del Sistema Sanitario Público de Andalucía puede ser considerada un caso de éxito que cumple varias de las orientaciones sugeridas por EPSA, por lo que se presentó su candidatura en la modalidad de categoría Regional de las tres que establece la edición EPSA 2013: Europa y Nacional, Regional, y Local y Supra-local.

Se presentaron 227 proyectos de 26 países europeos e instituciones de la UE en el marco del tema general «Superando la tormenta: Soluciones Creativas en Tiempos de Crisis» que, junto con los casos presentados a las ediciones EPSA 2009 y 2011, lo que representa más de 800 casos, estarán disponibles en la Plataforma eKnowledge EPSA.

El proceso duró 11 meses, según la siguiente agenda EPSA 2013:

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La BV-SSPA fue seleccionada para la visita del jurado en sesión de trabajo que se celebró en Sevilla, el 25 de julio de 2013 y que incluía una presentación del proyecto. El jurado entrevistó a usuarios (médicos, investigadores…) y bibliotecarios para evaluar el impacto de la BV-SSPA en sus trabajos y, como consecuencia, la BV-SSPA obtuvo el Best Practice Certificate y fue nominada para European Public Sector Award – EPSA 2013, junto con otros 15 proyectos.

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El 26 de noviembre de 2013, en Maastricht, la BV-SSPA fue presentada en el Workshop 2013 Themes and Categories: Regional administrative level, junto con otros 4 proyectos de distintos países. Tras atender las cuestiones de diversos miembros de EIPA y de la Comisión Europea, finalmente, la BV-SSPA también recibió el Cross-Administrative Cooperation Award.

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La evaluación

El EPSA 2013 significa, además del reconocimiento que la Unión Europea hace a la BV-SSPA a través del EIPA, una auditoría de gestión que ha realizado el jurado del premio y que ha resumido en la siguiente evaluación:

1. Innovación

La Biblioteca Virtual de Salud de Andalucía es un proyecto muy útil y sólido del Gobierno de Andalucía en el campo de la eHealth. Consiste en la implantación de una gran biblioteca virtual electrónica que agrupa todos los documentos y publicaciones científicas que los profesionales de la salud puedan necesitar. Toda esta documentación está disponible para todos los profesionales dentro y fuera de los hospitales. «El gestor del conocimiento en salud»: Este atributo dice mucho sobre el potencial innovador de la Biblioteca Virtual de Salud de Andalucía.

2. Pertinencia de las acciones llevadas a cabo

La Biblioteca Virtual de Salud de Andalucía se basa en una ambiciosa estrategia que conlleva numerosas acciones que han sido implementadas a lo largo de 5-6 años y que ha dado excelentes resultados.

La calidad de los servicios médicos tiene una dependencia directa de la disponibilidad de la información especializada y actualizada. La unificación de los recursos bibliotecarios a nivel regional y la racionalización en la adquisición de material bibliográfico, especialmente la suscripción de revistas académicas, minimizan de manera significante los recortes presupuestarios en el campo de asistencia sanitaria. Se trata de una solución que se adecúa por completo a las circunstancias económicas.

Por lo tanto, esta iniciativa permite aumentar significativamente la calidad de los servicios ofrecidos a los profesionales y a los pacientes/ciudadanos a la vez que consigue grandes ahorros en recursos financieros: es un compromiso real de efectividad.

3. Impacto/Resultados

La Biblioteca Virtual de Salud de Andalucía es actualmente la mayor fuente de recursos electrónicos de Ciencias de la Salud en España. La compra centralizada de recursos electrónicos ha permitido ahorrar un 25% de los costes de suscripción anteriores, y el número de títulos suscritos ha crecido de 975 a 2.431 en tres años. La calidad del material disponible para cualquier médico de la región se ha incrementado considerablemente. Por tanto, desde un punto de vista empresarial, la biblioteca virtual es también costo-efectiva.

Resumiendo, los resultados de uso de la biblioteca y el trabajo con diferentes grupos objetivo (targets) son impresionantes.

4. Sostenibilidad

La enorme racionalización de los recursos disponibles resultante de la unificación de las colecciones y suscripciones, y del uso de las tecnologías de la información y la comunicación, la convierten en una solución económica y sólida. Además, la unificación mejora la imagen de la biblioteca como entidad pública y en sus relaciones con terceros (editores, universidades).

Las estructuras y las acciones establecidas son la base perfecta para hacer de la sostenibilidad el verdadero objetivo del proyecto.

5. Transferencia y Capacidad de Aprendizaje

La preocupación por este tema en Europa es importante ya que la edad de la población y los costes de la asistencia sanitaria generan una necesidad real de soluciones costo-efectivas de eHealth. Puesto que los materiales y suscripciones son relevantes para la mayoría de las diferentes instituciones de salud en el idioma español y los instrumentos tecnológicos y métodos están disponibles, la transferencia de este conocimiento resulta posible, interesante y deseada.

El potencial de replicación a otros niveles y sectores es muy alto y ha sido virtualmente incrementado por la promoción del proyecto a través de las redes sociales y los foros especializados del sector.

6. Apoyo de las partes interesadas

El programa está precisamente diseñado para estar al servicio de las necesidades reales de los profesionales de la Salud en su campo. Todos los socios necesarios (gobierno, políticos, usuarios) han estado implicados en el despliegue del proyecto. Sirve como centro de información y documentación científicas para 41 hospitales, 1.500 centros de atención primaria y 28 centros con fines no asistenciales. Por ello, es un ejemplo excelente de cooperación administrativa y trabajo en equipo.

Es también remarcable que la difusión del proyecto entre los grupos de interés se planificó en su estrategia de comunicación que previó un plan de formación para maximizar el acceso a los recursos de la Biblioteca Virtual.

7. Equidad social

La dimensión en cuanto a equidad social se refiere, es óbice en el proyecto, siendo su objetivo precisamente reducir las diferencias de disponibilidad de conocimiento entre los hospitales grandes y prestigiosos y hospitales pequeños sin bibliotecas o profesionales de atención primaria que trabajan en pequeños pueblos y áreas remotas.

El proyecto pues, cumple la necesidad imperiosa de la equidad en el acceso y tratamiento igualitario dentro del sistema sanitario y fuera del mismo.

8. Efectos en el Crecimiento Económico

El sector sanitario es, como tal, una parte importante del sector económico y una fuente significativa de crecimiento económico. Un acceso generalizado a recursos bibliográficos relevantes es condición sine qua non para cumplir con los requerimientos básicos de la profesión médica y el sector médico en un sentido más amplio, y constituye una adquisición constante de nuevas habilidades y conocimientos en línea con el progreso de la investigación médica.

Además proyectos costo-efectivos y eficientes como este contribuyen a una mejor asignación de recursos limitados en el sector público así como en el privado.

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Estos reconocimientos han sido posible gracias al trabajo de los documentalistas y bibliotecarios de salud andaluces y al compromiso de Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales de la Junta de Andalucía.

Bibliografía

  • Junta de Andalucía. Caminando hacia la excelencia. II Plan de Calidad del Sistema Sanitario Público de Andalucía, 2005-2008. Sevilla: Consejería de Salud, 2005
  • Junta de Andalucía. Un espacio compartido. Plan de Calidad Sistema Sanitario Público de Andalucía 2010-2014. Sevilla: Consejería de Salud y Bienestar Social, 2010
  • Juan-Quilis V, Izquierdo-Moya P, Gómez-Blázquez I, Borrego-López LJ, Carrión-Pérez JM. Integración de la Biblioteca Virtual del Sistema Sanitario Público de Andalucía en la política científica de la Consejería de Salud y Bienestar Social. EN: González Alcaide G, Gómez Ferri J, Agulló Calatayud V, coords. La colaboración científica: una aproximación multidisciplinar. Valencia: Universitat de València, 2013. ISBN 13: 978-84-7642-930-3 [consultado 7 Mar 2014]. Disponible en: http://hdl.handle.net/10668/1459

 

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