Entrevista a Eva Sodomova

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Eva Sodomova 

Entrevista realizada por:
ANNA BORRULL
Subdirectora de la Fundació CIDOB (Barcelona)

Traducción del inglés de:
PAZ FERNÁNDEZ
Directora del Servicio de Bibliotecas. Fundación Juan March

Eva Sodomova es Secretraria General de EINIRAS (European Information Network for International Relations and Area Studies) y Responsable de Gestión de la Información (Information Life Cycle Division), en el Consejo de Europa, en Estrasburgo

1. ¿Podría describir en unas líneas la misión y las principales áreas de trabajo del Consejo de Europa?

El Consejo de Europa, fundado el 5 de mayo de 1949, vela por garantizar la protección de los derechos civiles y de las libertades de los 800 millones de personas que viven en los 47 países miembros que representa. Nuestra misión es la creación de un área democrática y legislativamente común a través de la totalidad del continente, que asegure el respeto a sus valores fundamentales: derechos humanos, democracia y estado de derecho. El mandato político actual del Consejo de Europa fue definido en la tercera Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno, celebrada en Varsovia en mayo de 2005.

España presidió el Comité de Ministros del Consejo de Europa desde noviembre de 2008 hasta mayo de 2009. La presidencia española se centró en una serie de prioridades agrupadas en seis dimensiones: el Tribunal Europeo de Derechos Humanos, los Valores Fundamentales, Hacia una Europa integrada y cohesionada, Relaciones Exteriores (Unión Europea, Organización para la Cooperación en Europa, OSCE; Naciones Unidas, Alianza de Civilizaciones), la dimensiñon Parlamentaria (el valor de la diplomacia parlamentaria, la importancia de la Asamblea del Consejo de Europa como vehículo para las relaciones con otras regiones no europeas), y el Congreso de Autoridades Locales y Regionales como instrumento para la comprensión de las opiniones de los ciudadanos europeos.

Sobre el Consejo de Europa se puede encontrar más información elaborada con motivo del 60º Aniversario de su creación aquí. 

2. ¿Cómo se organiza la labor documental en una organización internacional de tal envergadura?

La información y el conocimiento son los más preciosos logros del Consejo de Europa. Su organización ha cambiado a lo largo de los años. Las respuestas a los problemas europeos comunes se materializan en la preparación de Convenciones Europeas y Tratado. Ello significa mucha comunicación con los países, reuniones en la sede del Consejo en Estrasburgo, colaboración en comisiones y grupos de trabajo, así como gran cantidad de información preparada por expertos de los países o por el staff del Consejo de Europa. Es una gran fábrica de reuniones nutridas con información y que producen documentos. Es extremadamente importante que la gente recupere la información que necesita para el cumplimiento de sus obligaciones en el momento en que la necesita. Los documentalistas la han facilitado desde hace 60 años.

En el pasado este servicio se obtenía de una manera bastante directa, todos los órganos operativos de su servicio de documentación particular organizado por el personal técnico y utilizaban la biblioteca central y el archivo para conseguir información externa o antigua. El trabajo se realizaba por documentalistas especializados dedicados a actividades particulares.

La introducción de los ordenadores a mediados de los 80 supuso un cambio. El trabajo documental se convirtió poco a poco en parte de la vida de cada individuo. Hoy el soporte «en línea» ha reemplazado a un montón de recursos tradicionales. Este también significa que la información puede distribuirse en diferentes entornos y que alrededor de un 80% de la información que se produce anualmente está en lugares cuyo acceso y búsqueda no son fáciles.

Los servicios tradicionales están cambiando. Las nuevas generaciones son cada vez más electrónicamente autónomas (e-autonomous) y reclaman diferentes tipos de servicios. En los últimos dos años se ha constatado la necesidad de establecer sinergias y de mayor transparencia. En 2006 tanto la información como los servicios de tecnología de la información juntos empiezan a buscar respuestas que den nuevas soluciones a fin de facilitar una organización del trabajo eficiente y una protección de su memoria. La alfabetización informacional de todo el personal técnico es prioritaria. El acceso y la colaboración se deben dirigir transversalmente teniendo en cuenta la diversidad cultural de una organización internacional.

3. ¿Qué proyectos en Información y Documentación del Consejo de Europa pueden ser relevantes e interesantes para la comunidad española?

Algunos estamos aún dedicados a las tareas profesionales tradicionales, mientras que las actividades actuales se centran en la detección de problemas importantes relacionados con la captura y la transformación del conocimiento corporativo y en el logro de unas respuestas que propicien una organización basada en el aprendizaje y en la innovación participando en el contexto económico del mundo real. La tecnología de la información se usa para conseguir un progreso más rápido. La convergencia de las IT y las profesiones de información y documentación no ha sido fácil pero ya se deja entrever sus primeros impactos positivos.

El programa en información y documentación más importante del Consejo de Europa es el «Enterprise content management» que se centra en la organización de información no estructurada (1). Intentamos conseguir un entorno en donde la información sea accesible y esté disponible a todos los interesados sin que las tareas que conlleva de control, seguridad, mantenimiento y archivado resulten molestas.

En este marco estamos actualmente desarrollando un nuevo sistema de Gestión del Documento y de los Registros (Document and Records Management system) para compartir y archivar información (tanto digital como física). El principal reto no es el uso de la tecnología sino lograr el cambio de cultura organizacional.

Además de esto el Consejo de Europa produce muchas bases de datos especializadas en línea, cuya lista la pueden consultar aquí.

4. ¿Qué tipo de relaciones tiene el Consejo de Europa con otras instituciones europeas y especialmente con la Unión Europea?

Desde 1993, el Consejo de Europa y la Comisión Europea han llevado a cabo programas conjuntos. En principio se consideró que a través de estos programas el Consejo podia ser una herramienta que facilitara la cooperación con aquellos países que se iban incorporando al Consejo desde 1989. Después se involucró en programas temáticos multilaterales y regionales y esta colaboración se reafirmó en 2001 con la firma de la Declaración Conjunta de Cooperación y Asociación. Algunos temas abarcan nuevos aspectos tales como cibercrimen, medios de comunicación, libertad de acceso a la información, etc.

Los documentalistas colaboran también con la red de bibliotecas de la UE, la EUROLIB. En un nivel más amplio el Consejo trabaja estrechamente con la red EINIRAS.

5. ¿Podría hablarnos de la red de centros European Information Network for International Relations and Areas Studies (EINIRAS)?

EINIRAS es una red informal que agrupa instituciones de investigaciones dedicadas a la información y la documentación sobre las relaciones internacionales, tanto en la investigación como en la práctica política. El grupo aspira a generar herramientas y sistemas que permitan a las instituciones la mejora de sus servicios de documentación e información en estos campos, tanto para sus investigadores como para sus actores políticos. La reunión fundacional tuvo lugar en Bratislava (Eslovaquia) en 1992. El objetivo original trataba de encontrar nuevas formas de colaboración debido a los cambios políticos acaedidos en Europa Central y oriental. El panorama se ha ampliado y la conferencia de este año, organizada por el Ministerio español de Defensa y el Real Instituto Elcano en Madrid, ha discutido sobre «Cómo la tecnología y los usuarios influyen en la cultura de información sobre las Relaciones Internacionales». La conferencia se celebra cada año en una región europea, lo que ayuda a analizar el estado de los centros de documentación y bibliotecas en el país organizador.

Hoy en día los miembros proceden de 24 países y de varios organismos internacionales. La membresía está abierta a think-tanks, instituciones de investigación y organismos públicos interesados en las relaciones internacionales y otras áreas afines.

EINIRAS sirve de foro para la comunidad académica y para los profesionales de la información. Recientemente hemos intentado centrarnos en asuntos que puedan ayudar a superar la dificil situación económica que atraviesan muchas instituciones a través de un despliegue más amplio de los recursos de acceso abierto.

Algunos de las principales ventajas de EINIRAS en las que coinciden nuestros miembros son: el trabajo en red con profesionales en un entorno internacional; el intercambio de información; el mantenimiento actualizado de las teconologías de la información y de los desarrollos relevantes que se van produciendo para nuestra profesión; el acceso a la información de varios países superando las barreras lingüísticas; la oportunidad de influir en la generación de información recuperable en nuestro sector con fórmulas que favorecen sinergias; el establecimiento de contactos informales que ayudan en el trabajo cotidiano; el compartir conocimiento y experiencias de éxito en la ciencia de la información, etc.

EINIRAS tiene planteados unos objetivos a largo plazo que se vienen desarrollando desde el inicio de la red. Son el tesauro EINIRAS y la base de datos EDN, añadidas recientemente a la website de EINIRAS (mantenida por el ETH Zurich, en Suiza) y la colaboración en web.

El «European Thesaurus on International Relations and Area Studies» es una herramienta multilingua que contiene cerca de 8.000 términos organizados jerárquicamente. En la actualidad está disponible en inglés, francés, alemán, español, italiano, polaco, checo, croata y ruso. El Tesauro ha sido posible gracias a la participación de muchos institutos europeos de investigación y ha sido coordinado por el Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP), en Berlin (http://www.ireon-portal.eu).

EDN EINIRAS Database Network es un sistema pan-europeo de bases de datos en relaciones internacionales y áras afines. Ofrece información bibliográfica de articulos bajo una estructura y presentación común. Contiene más de 300.000 registros que suministran ocho instituciones. (Centre d’Informacio i Documentacio Internacionals a Barcelona (CIDOB), Council of Europe (COE), Finnish Institute of International Affairs (FIIA/UPI), Institute of International Relations (IIR), The Royal Institute of International Affairs (RIIA), Stockholm International Peace Research Institute (SIPRI) y la mayor World Affairs Online (WAO) (German Fachinformationsverbund).

6. Por último ¿qué perspectivas de futuro tiene planteadas la red de centros EINIRAS?

Me gusta leer el blog Stephen’s Lighthouse porque suscita reflexiones algo provocadoras entre los profesionales de la gestión de la información desde la perspectiva más comercial de un proveedor de gestión documental. Uno de los últimos números hablaba de la «muerte» de los periódicos. Por las reacciones uno puede deducir que la prensa en papel en un futuro será sustituida por la televisión y los medios de comunicación en línea. Quizás sea verdad o quizás no. Averiguarlo es también uno de los cometidos de EINIRAS.

En una de las colaboraciones de la conferencia de EINIRAS de este año, en la de Chris Pallaris, se dijo: «En una época de información abundante, la biblioteconomía constituye una de las profesiones más importantes del siglo XXI, y una de las más tremendamente ignoradas. ¿Por qué?»

«Irónicamente, el papel del bibliotecario se ha devaluado en un momento en el que la alfabetización informacional de la media de los trabajadores está en declive. ¿Por qué?»

Nuestra red debe intentar dar respuestas a estas preguntas y también ofrecer a los participantes la oportunidad de alcanzar juntos nuevas formas de hacer en la gestión, en el uso compartido del conocimiento, y en la investigación. Existe una necesidad de buscar otros modelos de negocio y de trabajo en los servicios de información y de investigación en el nuevo entorno económico. No ambicionamos resolver problemas individuales o locales sino favorecer la inspiración entre los miembros de la red para llevar a cabo su propia labor en sus organizaciones.

Notas   [ + ]

1. Definido en Wikipedia (versión inglesa) como «datos desestructurados (o información desestructurada) se refiere (normalmente) a información automatizada que no mantiene un modelo o que tiene un modelo que no es fácilmente utilizable por un programa informático. El término distingue tal información de datos almacenados en campos en bases de datos o en documentos etiquetados». 
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