Entrevista a Carol Swain

Entrevista y traducción realizada por:

Paz Fernández Fernández-Cuesta
Vocalía de Publicaciones de SEDIC

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Carol Swain. Archivera de referencia del Servicio de Investigación del Departamento de Cine, Vídeo y Registro Sonoros del NARA

Archivera de referencia del Servicio de Investigación del Departamento de Cine, Vídeo y Registro Sonoro del NARA (Archivos Nacionales de EE.UU. – US National Archives and Records Administration), agencia federal independiente del gobierno de los Estados Unidos responsable de preservar, mantener y facilitar el acceso a las grabaciones de las divisiones ejecutiva, legislativa y judicial de gobierno. 

 

 

1.- En primer lugar estaríamos interesados en conocer a grandes rasgos los principales objetivos que NARA tiene planteados a medio plazo en la preservación, en la conservación y en el acceso a los fondos audiovisuales que alberga.

Nuestros archivos pertenecen a los ciudadanos de Estados Unidos, y nos esforzamos en ser excelentes protectores de los materiales que nos han confiado. La preservación y la organización de los documentos para que sean accesibles son una parte crucial de nuestra misión y así queda registrado en nuestros documentos institucionales, tales como el Plan estratégico, en el Plan de Gobierno Abierto (Plan Open Government), y en nuestra Estrategia de medios para la sociedad (Social Media Strategy).

Estos documentos sirven tanto como hoja de ruta que guía nuestro trabajo como de garantía en hacer nuestros archivos más accesibles, también facilitan el trabajo sobre el terreno en Washington, D.C. y en el resto del país, y orientan la labor a realizar en el mundo digital. En un mundo ideal, nuestros usuarios tendrían el mismo nivel de acceso a los documentos tanto si están investigando presencialmente en NARA, como si lo hicieran confortablemente desde sus casas ya sea en Madrid (Iowa) o en Madrid (España).

Al mismo tiempo, el número de ejemplares es enorme – más de trece mil millones de registros, y en una variedad de formatos. Nuestros registros audiovisuales, por ejemplo, ascienden a medio millón de latas de películas, más de 400.000 grabaciones de audio y casi 100.000 unidades de videos. NARA ingresa un promedio de 1 a 3 documentos generados por el gobierno de Estados Unidos, lo que es una cantidad considerable de materiales. Con todo, en el Departamento de Imagen en Movimiento adquirimos muchas colecciones enormes, con miles de rollos de película individuales, cintas de vídeo y grabaciones de audio.

Por lo tanto, nos enfrentamos a dos desafíos en la preservación y en la accesibilidad de nuestros documentos: la variedad de formatos y el vasto volumen de las colecciones. Por consiguiente, debemos desarrollar métodos de conservación y de acceso, así como estrategias, que sean eficientes, prácticos, de formato específico, sostenible y coherentes con nuestra misión y principios rectores. Al mismo tiempo, debemos asegurarnos de que podemos proporcionar el acceso a nuestros registros y cumplir con las necesidades de información de los clientes que los utilizan. Por mucho que nos guste digitalizar todas nuestras explotaciones y hacerlas accesibles en la web, tenemos que ser realistas en nuestra planificación ya que nuestros fondos son muy amplios y nuestros recursos finitos.

Se deben tener en cuenta muchos factores cuando se desarrollan estrategias de preservación, digitalización y acceso. Una de las cosas que hacemos es evaluar el nivel del estado de los materiales – qué formatos y documentos están en mayor riesgo, pero ¿qué entendemos por riesgo? Por ejemplo, los registros que pueden estar en un formato de medios inestables u obsoletos, que afectan a su preservación y su acceso; ¿podremos acceder al contenido del registro en cinco, en diez años?

También gestionamos este riesgo de obsolescencia con nuestros socios de la Agencia Federal antes de que los registros se integren en NARA, para asegurar que los documentos se gestionan adecuadamente antes, durante y después de haberlos recibido. En el Departamento de la Filmoteca los archiveros y los especialistas participan activamente en estas etapas previas a la entrega de la documentación, trabajando muy estrechamente con colegas externos de las agencias federales e internamente con nuestros laboratorios de cine, vídeo y sonido para evaluar técnicamente, inspeccionar y realizar cualquier mantenimiento necesario y de conservación de los nuevos materiales a ingresar en NARA.

La práctica de proporcionar archivos de nuestros fondos audiovisuales en formato digital es relativamente nueva. Durante los últimos 70 años más o menos, el acceso a nuestros archivos significaba que sólo se hacían y se servían copias de referencia a los investigadores que venían en persona a College Park, Maryland. Hace unos cinco años, comenzamos a digitalizar algunos de nuestros fondos, y comenzamos a a difundirlos a través de nuestros catálogos en línea, el Archival Research Catalog (ARC) y en el acceso en línea (OPA).

Por una cuestión de necesidad, y con el fin de alcanzar la meta de difundir el máximo posible las colecciones, también hemos establecido acuerdos estratégicos con entidades comerciales y sin fines de lucro tales como Google, Amazon.com, YouTube, TOPICS, Wikipedia y Public Resource.org.

La faena, por supuesto, es inagotable pues constantemente recibimos nuevos materiales. Por ello siempre estamos desarrollando nuevas formas de acceso a los documentos, bien mediante técnicas de digitalización como mediante la cooperación con otra instituciones, ya que trabajar nos permite aunar esfuerzos. De tal manera la colaboración y la difusión interna y externa son clave para que nuestros esfuerzos resulten eficaces.

2.- ¿Cómo resuelve NARA el constante cambio de los fondos fílmicos y sonoros, su variedad y su preservación a futuro?

El tema de la obsolescencia de los formatos de fílmicos y sonoros, así como de otros documentos audiovisuales, es una preocupación real y un reto constante, no sólo para NARA, por supuesto, sino para cualquier archivo, biblioteca o museo con esta documentación. Las actividades de preservación y de cambio de formato son especialmente importante con los registros audiovisuales, debido a la constante evolución de los formatos y las tecnologías que han sido y están siendo utilizadas para crear, almacenar y acceder a ellos, o para la reproducción de estos registros. Por ejemplo, desde que las cintas de vídeo se inventaron a mediados de los cincuenta, se han producido alrededor de 50 diferentes formatos de cinta, sin incluir los de alta definición o sistemas de cinta, digital. Lo mismo puede decirse de los formatos de audio, en ocasiones en soportes físicamente frágiles (vidrio o discos de pasta, por ejemplo) y también sujetos al deterioro físico y orgánico, tales como pérdidas de emulsión lo que puede ocurrir en cintas de audio magnético. Son materiales delicados que pueden sufrir incluso en situaciones óptimas de almacenamiento.

Ya que hablamos de un archivo que sirve a un universo potencial muy grande de creadores y de usuarios, y que recibe los documentos diez o quince años (o más) después de que se generaran, tenemos que estar muy atentos en estar al día de la tecnología y de las tendencias tecnológicas. Dado que la tecnología cambia y evoluciona tan rápido, tenemos que pensar en la conservación como un proceso continuo, en lugar de un conjunto finito de tareas, y pensar tanto en la preservación y en la posibilidad de acceso a corto plazo y largo plazo.

La digitalización es una herramienta que utilizamos para preservar, pero incluso el material digitalizado requiere atención constante. La capacidad de almacenamiento que necesitan los archivos digitales en la dimensión de archivos que conserva NARA es enorme, y la infraestructura tecnológica necesaria para hacer que estos archivos sean accesibles son muy complejos, su gestión muy costosa, y la infraestructura tecnológica necesaria para hacer que estos archivos sean accesibles es también sofisticada. Esto es especialmente notable en los archivos audiovisuales de alta resolución. La obsolescencia digital se convierte en una de las principales preocupaciones: ¿qué formato de archivo será compatible en cinco, diez o veinte años? ¿De qué manera los investigadores accederán y utilizarán la información en el futuro?

Esto es por supuesto imposible de predecir, pero trabajamos y consultamos con colegas internos y externos para dar cabida a las necesidades actuales y para prever mejor las necesidades del futuro. Trabajamos muy estrechamente con nuestra División de Servicios de Digitalización de audio, vídeo y de películas. Estos compañeros han creado un excelente recurso en web que detalla algunos de los actuales proyecto de NARA y ofrece herramientas en formatos y en normas de digitalización que se puede consultar aquí.

También trabajamos, y consultamos regularmente con otras agencias federales, en la creación para crear una serie de directrices, normas y conclusiones de mejores prácticas para la preservación digital de los formatos audiovisuales. NARA es parte de un esfuerzo de colaboración entre varias agencias federales de EE.UU., que responde al título de «Directrices para la digitalización en Agencias Federales». Otra colaboración es la «Infraestructura Nacional de Información Digital y Programa de Preservación (NDIIPP)» de la Biblioteca del Congreso. También es importante la consulta consulte de las guías y directrices emanadas de organizaciones como la Asociación de Colecciones de Archivos Sonoros (ARSC) y la Asociación de Archiveros de Filmotecas (AMIA).

Así que la tecnología cambia, y cambia muy rápidamente, y por ello tenemos que esforzarnos mucho para seguir las innovaciones y estar al día. Afortunadamente, tenemos gente muy inteligente y con talento en nuestros laboratorios de filmoteca, de vídeo y de audio que nos ayudan en todo ello.

3.- Imagino que su experiencia como cineasta independiente, como productora, guionista e investigadora para documentalistas facilita su relación con los investigadores y la comprensión de sus necesidades, ¿considera dicha especialización y experiencias previas imprescindibles para el éxito en la gestión como archivera de referencia?

En NARA, los archiveros y los referencistas tienen formación en la historia de América y aquellos que trabajan en el departamento de «Still Pictures» tienen formación y experiencia previa en fotografía. Estas habilidades no son imprescindibles para el puesto, pero creo que tener una formación especializada o un particular interés en un área permite una perspectiva más amplia y aporta una dimensión diferente y de valor al trabajo que se realiza.

Creo que uno de los aspectos interesantes y valiosos de nuestro trabajo como archiveros, bibliotecarios y profesionales de la información, es esta diversidad de orígenes, profesionales e intereses personales, asi como las experiencias anteriores que aportamos a nuestros puestos de trabajo, ya sea a través de la formación, del conocimiento histórico, tecnológico, de las artes o en mi caso, del cine.

Por ejemplo, realizo mi trabajo tanto desde la perspectiva de un bibliotecario o documentalista, como la de un director de cine, que creo que aporta un valor adicional a nuestros usuarios. Como cineasta, he desarrollado un conocimiento de los formatos, los procesos y la tecnología que intervienen en la realización de una película, incluyendo la localización y el uso de imágenes de archivo, a menudo procedentes de NARA; por ello conozco el NARA desde una perspectiva de cineasta y de investigador, lo que creo me ha permitido desarrollar una mejor comprensión de las necesidades del investigador, así como desarrollar un mayor grado de empatía por su trabajo. El conocer el mundo del material de archivo, en general, me permite remitir a los usuarios a otros recursos relacionados con lo que les interesa. Además existe un «lenguaje» especializado en los formatos conforme se han ido sucediendo en el tiempo que requiere de un cierto conocimiento. Así que de nuevo, creo que mi experiencia anterior me sirve para ayudar mejor a nuestros usuarios.

A ello se suma que me encanta el cine como forma de creación, por lo que valoro todo lo relacionado con el celuloide. Cada día me sorprendo por lo que conservamos en nuestros fondos y colecciones. Somos muy afortunados de tener este material y considero un gran honor y privilegio ayudar a las personas acceder a nuestros materiales.

4.- Impresiona en la website de NARA su compromiso con el acceso a los fondos considerados en dominio público. ¿Podría hablarnos del acceso abierto de los archivos gubernamentales?

La página web, la utilización de las redes sociales y los programas de digitalización son los componentes clave del plan estratégico de NARA en lo que se refiere a esfuerzos por la difusión y el acceso a los fondos, así como en lo que respecta a cumplir nuestro objetivo de crear una mayor transparencia y apertura a la documentación gubernamental. La estrategia de digitalización de NARA es el resultado de la combinación de cinco estrategias para la digitalización de materiales.

Además existe una gran expectativa acerca de poder disponer de los fondos en línea. En un post reciente del blog, el archivero Ferriero dijo: «El acceso a los documentos en este siglo significa tener su acceso digital. Para muchas personas, si no está en línea, no existe».

Y este anhelo es compartido por otros profesionales e instituciones. Dos de los blogs que sigo regularmente (además de todos los blogs de NARA, por supuesto! son «The Signal» en la Biblioteca del Congreso y «The Bigger Picture», de la Smithsonian Archives.

Ambos son una gran fuente de información sobre proyectos de digitalización en las instituciones de los Estados Unidos y en otras partes del mundo. Lo bueno es que decenas de millones de documentos han sido digitalizadas , aunque en la realidad solo constituye el uno por ciento de los fondos, ya hayan sido digitalizados por NARA o por sus socios.

En la actualidad, tenemos aproximadamente 2.500 grabaciones de larga duración en vídeo y audio disponibles en nuestro catálogo en línea, y esperamos tener más a medida que desarrollemos un mecanismo de almacenamiento más eficiente para los archivos digitales, para su entrega y su acceso.

Nos gustaría digitalizar todo para que fuera accesible a todos, pero obviamente no puede ser, por lo que hemos establecido unas prioridades conforme a los siguientes criterios. Uno de ellos es el riesgo debido al deterioro orgánico y químico, y tecnológico. Otro de los criterios que utilizamos para dar prioridad a un documento o una serie documental es su valor histórico, su importancia, o si el tema o los temas son de gran interés para los investigadores. ¿Cuáles son algunas de las series que se usan mucho?

El riesgo al deterioro fue el criterio que marcó el esfuerzo de digitalización de nuestro SAMMA, digitalización de más de 10.000 copias de cintas de video, aquellas que utilizarían los investigadores en su consulta presencial de los documentos en NARA. Una vez digitalizadas se han creado los archivos en baja resolución en Windows Media (.wmw) y se han subido a nuestro catálogo de ellas ya cerca de 2000 copias digitales. Si entra en el catálogo y escribe «SAMMA» como palabra clave encontrará este recurso. También puede saber más del proyecto en cuestión pinchando aquí.

Durante los últimos cinco años, también hemos reemplazado las copias que estaban al público por copias digitales. Dado el alcance y la diversidad de nuestros fondos, la digitalización masiva plantea muchos problemas técnicos, financieros y de recursos. A la vez, la digitalización permite posibilidades casi infinitas para cumplir con el objetivo de acceso a nuestras fondos.

5.- Por último, destaca en la website de NARA los materiales primarios puestos a disposición de la enseñanza de los principales hitos de Estados Unidos, en la sección «Teaching with Primary Documents». ¿Podría explicarnos cómo se planifica y se construye este servicio?

NARA tiene un programa educativo desde finales de 1970. Su propósito es doble: 1) proporcionar a los educadores los métodos y materiales para la enseñanza con documentos primarios y 2) propiciar que los estudiantes se habitúen a manejar los documentos del Archivo.

El programa se ha beneficiado en los últimos años de la cooperación con otros organismos. El más importante es la colaboración con el Consejo Nacional para los Estudios Sociales. Teaching with Documents contribuye con artículos en su revista profesional, Social Education, «Enseñando con Documentos» artículos para su revista profesional, Social Education, por lo menos en 6 ocasiones al año. Estas presentaciones han sido bien valoradas por los lectores a lo largo de más de 3 décadas. De hecho, Lee Ann Potter, nuestro Director Interino de Educación y Programas Públicos, se le ha pedido que haga de editor del número de este mes y cinco artículos del número especial dedicado a «La enseñanza de temas difíciles con fuentes primarias» fueron escritos por compañeros de NARA.

Teaching with documents se ha inspirado en nuestro trabajo llamado DoscsTeach. En septiembre de 2010, pusimos en marcha esta fuente de información, un sitio web nuevo de apoyo a los maestros. Desde este recurso los maestros pueden llevar la historia a los estudiantes, proporcionando un importante conjunto de elementos que incluye más de 3.000 documentos de fuentes primarias que se pueden utilizar para generar actividades en línea.

La respuesta a esta web ha sido tremenda!. El sitio tiene un promedio de 12.055 visitantes únicos por mes y 137.398 páginas vistas al mes. Desde que se puso en marcha, hemos tenido 170.588 visitantes únicos absolutos, y se ha visitado un total de 2.150.332 veces!

 

Nota:
Para obtener más información acerca de los programas educativos y de NARA, por favor póngase en contacto con Lee Ann Potter, Director Interino de Educación Pública. Progrleeann.potter@nara.gov

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