Dirección de Documentación del Senado

La Dirección de Documentación del Senado tiene como cometido facilitar los trabajos que desempeña esta Cámara parlamentaria proporcionándole un buen servicio de asesoramiento bibliográfico y documental. Está configurada por cuatro departamentos: el Departamento de Archivo, el Departamento de Biblioteca, el Departamento de Documentación y el Departamento de Documentación Autonómica. La jefatura de dichas unidades está reservada a miembros del Cuerpo de Archiveros-Bibliotecarios de las Cortes Generales, cuya labor no se circunscribe al desempeño de la tarea citada de asesoramiento interno, sino que se halla ampliado por la puesta a disposición de los ciudadanos de buena parte de las herramientas e informaciones que manejan en su trabajo diario.

Fondos documentales

Los fondos documentales de la Dirección se componen de legislación, jurisprudencia, precedentes parlamentarios, monografías, revistas, estadísticas y documentación administrativa interna; tales fondos son españoles (en los niveles nacional y autonómico), extranjeros y de organismos internacionales. Los temas de interés preferente al realizar la selección para ingresos bibliográficos son de naturaleza jurídica y política: predominan los relativos al Derecho parlamentario y electoral, constitucional, autonómico y de la Unión Europea; se realiza, no obstante, un seguimiento sobre las restantes ramas del derecho y sobre los asuntos de actualidad nacional e internacional, acogiéndose también como parte de los catálogos, más selectivamente, otras áreas del conocimiento.

Junto a los fondos que reúne, las herramientas con que cuenta la Dirección para el desempeño de su cometido se completan con la conexión en línea a bases de datos de constituciones, informes de alta solvencia sobre países, tratados de Naciones Unidas, bases de datos de prensa local, nacional e internacional, así como acceso a bases de datos jurídicas españolas y de Alemania, Estados Unidos, Francia, Italia, Portugal y Reino Unido.

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Estructura de la Dirección de Documentación

Los cuatro Departamentos tienen la labor de reunir, describir y custodiar grandes colecciones: más de 305.000 volúmenes de monografías, 1.653 títulos de publicaciones periódicas, las publicaciones oficiales de Gobiernos y Asambleas parlamentarias autonómicos, además de importantes fondos de archivo y documentos en soportes diversos correspondientes al fondo histórico de la Biblioteca.

A las labores mencionadas han de añadirse dos más, que se ponen en marcha en algunos casos:

  • a) el tratamiento de algunos de sus materiales documentales -lo que consiste en la restauración de fondos antiguos, la encuadernación de volúmenes de publicaciones periódicas, y la digitalización de cuantiosas series documentales y bibliográficas-.
  • b) la sistematización de recursos web: tanto si son documentos adquiridos en formato digital o bien sean gratuitos, se trabaja por que aparezcan depuradamente en una plataforma de servicio al usuario. Esta sistematización se realiza con los documentos estadísticos, con los estudios comparados, con los documentos de actualidad internacional y con la creación y mantenimiento de portales de recursos especializados.

La descripción catalográfica de los fondos de la Dirección de Documentación está completa; el acceso a los catálogos es público, a través de las bases de datos desarrolladas por los Departamentos y accesibles desde la página web del Senado. Basándose en dichos fondos, así como en recursos externos, los Departamentos documentales de la Cámara mantienen líneas de información permanentemente actualizadas, por estar relacionadas con las funciones que desempeña el Senado. Dichas líneas específicas de información son:

Solicitudes documentales

Las solicitudes que la Dirección de Documentación ha de solventar proceden de Senadores, letrados de las Cortes Generales, asesores de los Grupos parlamentarios, personal al servicio de la Cámara y personal de los medios de comunicación acreditados en el Senado; dichos usuarios reciben periódicamente boletines conteniendo información, organizada por materias, acerca de las nuevos ingresos producidos en los fondos de los Departamentos. Asimismo, las instituciones, ciertos colectivos, universidades y ciudadanos ven atendidos sus requerimientos de información y documentación en las diversas ocasiones que se exponen seguidamente:

  • El carácter histórico de parte de los fondos del Departamento de Biblioteca y del Departamento de Archivo implica que ambas unidades colaboren en exposiciones externas prestando obras y elaborando informes relativos a las mismas. En la sala de lectura de la biblioteca se exhiben exposiciones elaboradas ad hoc para la recepción de visitas oficiales de Jefes de Estado y Jefes de Gobierno, y se organizan frecuentes exposiciones temporaclip49-senado-nebrija-163les de obras del fondo histórico de la Biblioteca en las dependencias del Palacio del Senado.
  • A los investigadores que acreditan un interés específico en el estudio de los fondos documentales coleccionados por la Dirección de Documentación se les facilita el acceso a los mismos (el fondo histórico de la Biblioteca del Senado dispondrá en breve de versión digital de sus monografías y manuscritos; a partir de ese momento, cualquier ciudadano dispondrá de la consulta íntegra de estos valiosos ejemplares a través de Internet).
  • La consulta a través de Internet al fondo histórico del Archivo del Senado se ha hecho posible dado que se ha digitalizado este conjunto documental archivístico con el doble objetivo de ser puesto a disposición de los ciudadanos a través de la red y, a la vez, evitar el deterioro de los originales. El Departamento de Archivo ha emprendido la digitalización del material fotográfico y también de la versión audio y video de las sesiones plenarias anteriores a 2003. Asimismo ha acometido la descripción indexada del contenido del Diario de Sesiones del Senado entre 1834 y 1923; todo ello se halla disponible en el sitio web del Senado.

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  • Se está realizando la conversión de parte del material impreso a soporte digital con el objetivo de que sea cómodamente accesible: esta conversión afecta a los sumarios de las revistas de doctrina recibidas en el Departamento de Documentación desde 2004 en adelante, y a los dossiers de documentación que se realizan en la Dirección para apoyar los trabajos parlamentarios en curso.
  • Los especialistas en biblioteconomía de otros centros pueden consultar en la red libremente el OPAC de la Biblioteca del Senado, utilizando el acceso general a la base de datos del catálogo de la Biblioteca y seleccionando la visualización MARC en los registros que les interesen; a tal efecto cuentan incluso con la facilidad «nuevas adquisiciones».

Desarrollos

La Dirección tiene un sistema de trabajo enfocado hacia la mejora continua,mediante la selección de los procesos y el perfeccionamiento de los mismos. En este sentido, dos iniciativas podrían abrirse paso a medio plazo:

  1. Sistema de administración de documentos.
    El Departamento de Archivo configuraría el último eslabón en la cadena del sistema de administración de documentos, en el caso de que tal sistema se pusiera en marcha en la administración parlamentaria, como se viene haciendo en administraciones públicas de varios niveles (instituciones de la UE, Administración central del Estado, organismos autonómicos). Cada una de las unidades de gestión administrativa de la Cámara desarrollaría su parte de tarea en un sistema coordinado (clasificación adoptada para la identificación y categorización de los documentos), para que pudieran reutilizarse los datos de cada una de las bases de datos puntuales diseñadas en las distintas unidades del Senado y lograrse así un tratamiento informático para cada documento que utilizase el «dato único», que el Departamento de Archivo complementaría en la fase final con las descripciones adecuadas a las diferentes tipologías documentales, es decir, siguiendo el procedimiento administrativo completo. El tratamiento informático finalizaría dotándose con el respectivo acceso a las publicaciones oficiales desde los expedientes categorizados.
    La colección completa de documentos archivísticos correspondientes a la VII Legislatura se ha digitalizado para facilitar la puesta a prueba del sistema de gestión descrito.
  2. Intranet – en fase de desarrollo en el Senado.
    Implementando en la Intranet las utilidades informáticas referidas y otras en proceso de diseño de un modo comprehensivo, se logrará que la Intranet del Senado sea la plataforma que dé una perspectiva práctica al usuario interno acerca del papel de los centros de documentación en relación con las nuevas estrategias de difusión de la información. El objetivo es que la Intranet se considere el sitio de referencia para la información, dirigiendo la navegación de los usuarios de una manera natural hacia los contenidos de los recursos documentales que la Dirección de Documentación colecciona.

Se han mencionado aquí algunos trabajos documentales del Senado no correspondientes a la Dirección de Documentación, a los que hay que añadir la imprescindible base de datos de iniciativas parlamentarias GELABERT, cuyo lenguaje controlado procede -como en todas las bases de datos documentales del Senado- del tesauro Eurovoc con el desarrollo propio del Senado, así como la página web situada dentro del sitio Internet del Senado con información acerca de las actividades del Senado en relación con la Unión Europea. Se trata de trabajos elaborados por miembros del Cuerpo de Archiveros-Bibliotecarios de las Cortes Generales, que desempeñan sus funciones en otras Direcciones de la Secretaría General del Senado. Son, en definitiva, los desarrollos de un gran equipo de profesionales, cuyas referencias se expresan seguidamente para cuantas sugerencias y solicitudes de colaboración pudieran establecerse.

Josefa Fuentes García
Directora de Documentación del Senado

Senado
Plaza de la Marina Española, 8 – 28030 Madrid
URL: http://www.senado.es
E-mail: dirdoc@senado.es

Departamento de Archivo: dep.archivo@senado.es
Departamento de Biblioteca: dep.biblioteca@senado.es
Departamento de Documentación: dep-documentacion@senado.es
Departamento de Documentación Autonómica:
documentacion.autonomica@senado.es

Pie de ilustración:
Antonio de Nebrija, Gramática, 1550.
Fotografía Oronoz

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