Entrevista a Marta Martínez Valencia y Sol Ugarte

Realizada por:
Blanca San José y Carmen Morales
Vocalía de Publicaciones de SEDIC

Marta Martínez Valencia y Sol Ugarte “Kobli en un Clic” es un proyecto para poner en marcha máquinas virtuales de Koha-Kobli en bibliotecas. Es el resultado de la colaboración de la empresa SIBADOC (especializada en gestión documental) y el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte durante el año 2014.

En SIBADOC (http://www.sibadoc.es/) el proyecto lo han liderado Sol Ugarte y Marta Martínez Valencia como responsable de la dirección del proyecto.

Con las dos protagonistas, vamos a tener una entrevista para que nos expliquen el proyecto.

¿Cuál es el origen y contexto del proyecto de colaboración del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte?

La preocupación del Ministerio para que el proceso de automatización de bibliotecas no sea una tarea compleja para los profesionales hizo que este proyecto viera la luz. El origen más formal del mismo fue el concurso que para tal fin sacó la entidad y consiguió nuestra empresa.

¿Qué objetivo, misión y alcance tiene el proyecto “Kobli en un Clic”?

El objetivo es facilitar la puesta en marcha rápida de una máquina virtual de Koha-Kobli por parte de la biblioteca.

La misión, tratándose de un software abierto y de libre disposición a través de la Red, ha sido sobre todo aligerar un proceso que de antemano puede disuadir a los profesionales bibliotecarios. Se ha buscado que en todo momento el procedimiento sea sencillo y no requiera de elevados conocimientos informáticos por parte de los bibliotecarios; de ahí el “un clic” de su nombre y nuestra participación en la pre-configuración de las máquinas.

El alcance está delimitado a cuatro tipos concretos de unidades bibliotecarias: médicas, rurales/públicas, especializadas y colecciones privadas. El Ministerio quería centrar sus esfuerzos en centros que habitualmente no cuentan con los suficientes recursos económicos y/o personales para afrontar proyectos de automatización. Se trataba de ampliar miras y superar estos impedimentos que hacían que muchas bibliotecas españolas estuviesen hoy, a pesar de los medios disponibles, como centros de décadas anteriores, ofreciéndoles una herramienta de software libre previamente configurada.

Facilitáis la implementación de “Kobli en un Clic” preconfigurando cuatro tipos de bibliotecas: especializadas, rurales/públicas, médicas, y colecciones privadas. ¿Por qué realizasteis esa selección y cuáles son las características de cada una de ellas?

Se eligieron éstas por entender que son ámbitos más “necesitados” de recursos a nivel de automatización.

Las características que aplican en cada caso se han visto volcadas en la preconfiguraciones de tal forma que en bibliotecas especializadas y bibliotecas médicas (englobadas bajo el concepto “Ciencias de la salud”) existe un mayor grado de detalle en las plantillas de MARC, en los tipos de formato, en las opciones de préstamo, etc. De un modo concreto Kobli en un clic se ha pensado para una biblioteca médica de amplio espectro (hospitales, facultades, colegios, etc.) y especializadas existentes en Fundaciones, institucionales, etc. Kobli, al igual que la mayoría de los SGB en el mercado, cubre todas las funcionalidades que precisan estas unidades de información (publicación de recursos digitales vinculados a descripciones bibliográficas, adquisiciones, etc.).

Sin embargo, en el caso de las bibliotecas rurales -se pensó en bibliotecas cuya titularidad es de corporaciones locales pequeñas que no suelen formar parte de ninguna red de centros y que todavía existen bastantes ejemplos de este tipo en nuestra geografía- esa configuración baja en número de opciones. En colecciones privadas -se pensó en bibliotecas de bibliófilos y profesionales que han recopilado a lo largo de los años materiales de interés, como un modo de organizar su colección-todavía es más simple entendiéndose que, en este caso, Koha-Kobli se ofrece para la gestión de fondos pequeños y en los que no se van a utilizar funcionalidades vinculadas a la adquisición, el préstamo, etc.

¿Podéis describirnos el sistema integrado Koha-Kobli (características, origen, coste, funcionalidades…)?

KOHA, que es el origen de todo, es un sistema integrado de gestión de bibliotecas (SIGB), único por ser el primero de código fuente abierto. Es de procedencia neozelandesa y fue creado en 1999 por Katipo Communications para la Horowhenua Library Trust en Nueva Zelanda. La primera instalación se logró en enero de 2000. Koha proviene del maorí, y quiere decir obsequio, donación.

Por su parte Kobli es un sistema integrado de gestión de bibliotecas desarrollado por el impulso del Grupo de Trabajo de las BAGEs (Bibliotecas de la Administración General del Estado), a partir de KOHA.
Respecto a sus características podemos decir que es un SIGB muy intuitivo, flexible, dinámico… Las personas que han tenido la oportunidad de trabajar con él manifiestan su alto grado de satisfacción respecto a su facilidad de uso y sus múltiples posibilidades.

Las funcionalidades del software están entroncadas, como no podía ser de otro modo, en el proceso bibliotecario de tal forma que existen los módulos comunes de adquisición, de circulación, de catalogación, etc.
Sobre el coste, al ser software libre cualquier persona puede acceder gratuitamente al aplicativo y empezar a configurarlo a su gusto… Debe tener unos conocimientos básicos de informática y de gestión bibliotecaria para que no se convierta en un proceso tedioso pero, después de haber trabajado en este proyecto y comparándolo con otros softwares similares como EOS.Web, Simphony, Suite 102 Biblioteca, etc., podemos decir que Koha-Kobli es bastante versátil. Tiene un amplio catálogo de potencialidades, que con ganas y tiempo, pueden desarrollarse adecuadamente y dar mucho juego.

¿Cuáles son los servicios adicionales vinculados a la implementación de Kobli?

En principio lo adecuado, si se tiene la opción dentro de la entidad, es hacerse con un mantenimiento correctivo y evolutivo que permita disfrutar del software, solucionando los problemas según surjan, y de las versiones y mejoras que vayan incorporándose, por mucho tiempo. Este servicio en este momento y debido al aumento del número de implantaciones en los últimos meses -circunstancia que damos por hecho va a ampliarse gracias a las opciones abiertas por el proyecto “Kobli en un clic”-, lo dan varias empresas de gestión documental en España entre las que también está Sibadoc.

¿En qué bibliotecas ya se ha implementado?

El proyecto acaba de oficializarse por lo que aún no nos consta que se haya llevado a cabo ninguna implementación. Estamos deseando que esto empiece a ocurrir. Por su parte el Ministerio ha puesto a disposición del público una dirección de correo electrónico (info.kobli@mecd.es) para que se informe de cualquier proyecto de explotación de las máquinas virtuales de “Kobli en 1 clic”. Sería muy interesante ir conociendo experiencias al respecto porque de ellas podemos aprender todos…

¿Cuáles son los beneficios del uso del software Koha- Kobli de código abierto?

Algunos ya los hemos esbozado: su coste cero respecto a la implementación, su flexibilidad, la rapidez con la que el bibliotecario puede hacerse con el Knowhow para su utilización, etc.

Nosotras creemos que no verse “enganchado” a un software propietario tiene ciertas ventajas de por sí, y que contar detrás con una comunidad de usuarios como la que tiene Koha a nivel internacional, o Koha-Kobli a nivel nacional anima a ponerse a ello. Sabes que no vas a estar solo con el programa y que “los guardianes del saber” no son una empresa comercial sino una comunidad de usuarios dispuestos a ayudar y a los que probablemente les han asaltado las mismas dudas que a ti antes…

¿Cuál es el futuro del proyecto a corto plazo?

Gracias a “Kobli en un clic” la primera parametrización del software en esas cuatro tipologías bibliotecarias y los primeros aspectos vinculados a la instalación inicial están resueltos.

Para posibilitar la instalación se han generado máquinas virtuales adecuadas para la publicación en cualquier “nube” moderna, tanto propia, si se tiene, como comercial (Amazon, Azure, Acens, Arsys, etc.), alineándose con Koha, en cuanto a sistema operativo y configuración del mismo, en la senda adecuada de una virtualización de amplio espectro.

Pongamos un ejemplo, yo soy bibliotecari@ de una biblioteca que cumple las características antes mencionadas, yo personalmente podría a través de mi institución solicitarlo ¿Como debe gestionarse la solicitud?

No hay que hacer expresamente ninguna solicitud. Debes acceder a http://kobli.bage.es/kobli-1-clic/ y descargarte la máquina virtual que creas responde a las características de tu centro.

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¿Qué requisitos debo cumplir?

A nivel de trámite administrativo podemos decir que no debes cumplir ninguno. A nivel técnico sería necesario que contases con una plataforma de virtualización propia o en la nube pues no se puede montar una máquina virtual, como es el caso, sin dicha plataforma.

¿Cuáles serían las fases de implementación?

Una vez descargada la máquina virtual es necesario rellenar un formulario de instalación. Para facilitar la puesta en marcha se ha realizado un formulario de arranque en dos modalidades, básico y avanzado, que permite poner en marcha la instancia Koha-Kobli de manera inmediata.

Dado que se ha pre-establecido la configuración de Koha-Kobli no sería necesario nada más que el nombre de la biblioteca para empezar a funcionar, pero se ha querido ofrecer la posibilidad de “ajustar” algunos valores de la configuración predefinida. Para elegir qué valores serían susceptibles de ser incluidos en el formulario de instalación se ha tenido en cuenta que fuesen claros y al alcance de un bibliotecario que necesariamente no tiene por qué conocer Koha-Kobli.

Los pasos que después han de seguirse están perfectamente descritos en la documentación ofrecida en el web del proyecto.

Y ¿el seguimiento?

Una vez se cuente con el software instalado, lo adecuado, bajo nuestro punto de vista, sería descender a la parametrización de las preferencias globales del sistema para ver si se adapta a tus necesidades.

Habida cuenta de que para esa configuración inicial se ha contado con la colaboración de bibliotecarios quizá los cambios sean mínimos, pero hay que tener en cuenta que la idiosincrasia de cada centro es particular por lo que seguramente necesite adaptación en algunos aspectos como reglas de préstamo, tipo de ítems, características del OPAC, etc.

Una vez la parametrización se adapte a lo necesitado, ya podríamos catalogar, generar registros de usuarios, etc. Disfrutar de las opciones del software como cualquier otro SIGB.

¿Qué ha supuesto para SIBADOC, a nivel empresarial y para vosotras a nivel profesional, la participación en este proyecto?

Kobli ha venido para quedarse y, participar en un proyecto de este software bibliotecario de la mano del Ministerio, es siempre una gran oportunidad empresarial.

Nos ha permitido abrirnos nuevas posibilidades de actuación en nuestro sector. De hecho ya estamos planificando algunas líneas de trabajo al respecto de implantaciones de Kobli: formación, servicios de mantenimiento, apoyo a la virtualización de las máquinas, soporte para Linux, etc.

Ya teníamos experiencia en software propietario de gestión de bibliotecas (en Sibadoc llevamos años trabajando con EOS.Web) pero acercarnos al escenario del software libre a través de Koha, y su versión adaptada Kobli, ha sido una experiencia muy gratificante y enriquecedora.

¿Cuál es la prospectiva que auguráis al proyecto?

Tenemos muchas expectativas de que las máquinas preconfiguradas de los cuatro tipos de biblioteca desarrolladas gracias a “Kobli en un clic” tengan una buena aceptación y pronto nos empiecen a llegar noticias sobre casos de uso exitosos.

El Ministerio con Kobli en un clic ha dado un paso más en el mantenimiento de máquinas virtuales adecuadas para su posible publicación en cualquier “nube” moderna, tanto propia como comercial (Amazon, Azure, Acens, Arsys, etc.), para una adecuada virtualización de amplio espectro.

Siguiendo esta estela, nosotros como un valor añadido hemos subido a Microsoft VM Depot (repositorio que facilita además su publicación en Azure) las cuatro instancias preconfiguradas de Koha-Kobli para que cualquier profesional interesado pueda instanciarlas y empezar a trabajar.

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