Entrevista a María de Inclán. Jefa de la División de Archivos y Gestión Documental de Banco de España

Realizada por:
Blanca San José Montano y Carmen García Morales
Vocalía de publicaciones de SEDIC

Llevábamos tiempo planeando esta entrevista… que nos hacía especial ilusión por tres razones fundamentales: el importante recorrido a nivel profesional de María de Inclán, por su especial visión que le ha llevado a convertirse en una importante emprendedora de nuestro colectivo profesional (como pretendemos mostrar en la entrevista) y por nuestra amistad, María fue miembro de la Junta de la Sedic durante varios años y tuvimos el placer de trabajar juntas.

Fuimos a su despacho del edificio de Banco de España de Madrid… Impresionante el edificio pero no menos impresionante que la persona a la que íbamos a entrevistar. María nos recibió como siempre, con una gran sonrisa, un gran cariño y con ganas de hablar de su trabajo, que le apasiona indudablemente.

María, para situarnos puedes decirnos ¿cuál es el punto de partida de la División de Archivos y Gestión Documental de Banco de España que tú diriges?

Es bastante reciente ya que se crea hace aproximadamente 7 años.

Pero la primera Unidad de Gestión de la Información que se establece en el Banco de España es el Archivo. En 1782, se crea el Banco de San Carlos que tenía otra estructura administrativa diferente a la actual (no había Gobernador si no Director) y uno de los primeros acuerdos de su Junta de directores fue la creación del Archivo, dependiendo de la Secretaría General para guardar la actas y custodiarlas.

En 1982, se inicia otra etapa cuando se abre en el Archivo la sala de consulta para investigadores. Después, en el año 2005, se crea un servicio diferente, totalmente nuevo que es el de Gestión Documental Corporativa. En ese momento, es cuando yo entro a trabajar en el Banco como especialista en Gestión Documental y al poco tiempo soy nombrada responsable de este servicio. En ese momento tenemos dos unidades independientes, por una parte está el Archivo con su Archivo Histórico y General con una estructura más parecida a la de los Ministerios, y por otra parte el Servicio de Gestión Documental Corporativa. Son dos unidades independientes y separadas dirigidas por un mismo director, pero con funcionamiento totalmente autónomo y sin coordinación.

Finalmente en el año 2009 se crea la División de Archivos y Gestión Documental que une por arriba estos dos servicios en funcionamiento, y es en el año 2013 cuando yo me hago cargo de esta Unidad.

Por tanto la División de Archivos y Gestión Documental está formada por dos unidades: la Unidad de Archivo Histórico y General, y la Unidad de Transparencia y Gestión Documental. Y además, el Gabinete Numismático del Banco también forma parte de esta división dentro de la Unidad de Archivo Histórico y General. Este gabinete depende orgánicamente de esta unidad pero realmente es un Gabinete numismático por completo con una colección de más de 500.000 monedas, que es probablemente la mejor colección de monedas de España después del Museo Arqueológico Nacional y la más importante colección de billetes de España.

Vuestra División es muy grande ¿Puedes resumirnos cuales son las funciones y actividades de estos servicios?

Enumerando tenemos:

  • El Archivo General como archivo intermedio con las transferencias que se producen de las oficinas, con sus procesos: identificación de series, análisis de la documentación, de valoración, expurgo… y el Archivo Histórico con sus funciones de conservación de la documentación del Banco y su memoria y difusión, que tiene documentación desde el Banco de San Carlos en 1782. Entre los dos suman unos 35 km. lineales de documentación.
  • La Unidad de Transferencia y Gestión Documental que en un primer momento se crea para gestionar la documentación electrónica implantando una solución de gestión documental con el Sw. Documentum que en aquel momento (2005) era muy innovadora. Y al cabo de unos años se incorpora a la unidad el Registro de entrada y salida de documentos de Banco, que anteriormente pertenecía a otra unidad administrativa, pero convencimos a nuestros jefes de la necesidad de que formara parte de nuestra Unidad que contaba también con la coordinación del Archivo para que así pudiéramos controlar el documento durante todo su ciclo de vida, desde su origen hasta su archivo definitivo. Además, como el Registro hacía de punto de información informal para las personas que venían a consultar diferentes asuntos al Banco de España, conseguimos que se oficializará este punto de información. Esta “oficialización” no era para darnos autobombo si no para que existiera una constancia de una actividad que realizas y te asignen recursos. Nosotros teníamos aproximadamente 7.000 consultas al año por lo que necesitábamos más empleados que cumplieran este trabajo que incorporábamos de forma oficial a nuestras tareas. Cuando inicias una ocupación nueva no es solo dar el servicio si no pensar que vas a necesitar alrededor de ese servicio.Cuando en el año 2013 fue aprobada la Ley de Transparencia, asumimos la competencia de transparencia y acceso a la información de Banco de España, por un lado creamos el Portal de Transparencia, con todos los contenidos que hay que tener normalizados (información institucional, organigrama, información económico-financiera, sueldos altos cargos, …), recopilamos información de los diferentes departamentos y la mantenemos actualizada para que los ciudadanos puedan consultarla, y además gestionamos las solicitudes de acceso a la información. Hemos recibido muy pocas solicitudes pero cuando llega una nos ocupa un gran volumen de tiempo por sus gestiones, los ciudadanos solicitan información más precisa y delicada (sobre entidades financieras, decisiones del Banco, información sobre los altos cargos del Banco, etc.) que tenemos que estudiar y valorar muy bien antes de facilitar su acceso, por ser de un tercero, ser confidencial… Y el proceso es bastante complejo. Pero por el momento, no se ha denegado ninguna solicitud, aunque en algún caso sólo hemos podido dar información parcial.Unos años antes también tuvimos que adaptar la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico a los Servicios Públicos a todos nuestros servicios. Desarrollamos la Oficina Virtual que a día de hoy tiene información y posibilita el acceso a más de 70 procesos administrativos, pasamos de un Registro tradicional a un Registro electrónico y actualmente, estamos trabajando con la nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo en el archivo electrónico, en la digitalización, el tema de las Comunicaciones y Notificaciones electrónicas entre otros “líos”.

Y para desarrollar todo ese trabajo ¿Cuántas personas conforman la División?

Nuestra División está formada por 29 empleados y 15 becarios al año, más 4 o 5 proyectos subcontratados anualmente: temas de digitalización, definición de procesos documentales, restauración, descripción de fondos… con equipos de 4 a 10 personas. Hay veces que llegamos a estar hasta 50 personas trabajando en la División. Es una división inmensa con un gran y diverso volumen de actividades: registro de entrada y salida de documentos, transparencia, oficina virtual, las consultas, punto de información, archivo, archivo administrativo, gestión documental, digitalización, las aplicaciones que hay que desarrollar, evolucionar, migrar, etc. Hay personas solamente dedicadas a temas de tecnología (desarrollo, migración, soportes…). Monedas, billetes…

¿Cuáles consideras que son los grandes retos a los que os enfrentáis?

Yo creo que dos retos fundamentalmente, uno es la transformación digital que es un hecho que estamos viviendo desde el año 2007 pero sobre todo tras la aprobación de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo, que nos obliga a transformar a digital toda la documentación del Banco, que implica temas de gestión, normalización, almacenamiento, preservación, estudio de los formatos, firma electrónica… Y todo esto, nos lleva al segundo gran reto que es la preservación digital. Realmente, a nosotros no nos preocupan las acciones en papel que tenemos del Banco de San Carlos, del de San Fernando o el de Isabel II; o sus Libros de Cuentas o los manuscritos de Goya… ya que las tenemos perfectamente custodiadas y conservadas en cámaras especiales y casi todo esta digitalizado… Realmente, nos preocupa mucho más los libros de contabilidad del Banco de España del 2016. Los Libros de Contabilidad actuales ya no existen en formato papel, si no que ahora tenemos numerosas bases de datos y todas forman parte del Libro de Contabilidad y cómo vamos a dar acceso a los investigadores dentro de 40 años que quieran esa información…. Eso es precisamente uno de nuestros grandes retos, preservar los documentos para que sean accesibles en el futuro.

Y ¿vuestros retos a corto plazo?

El Archivo de Banco de España es uno de los más importantes desde el punto de vista de historia económico. Por esa razón tenemos que cuidarlo y darle mayor visibilidad. Aunque grandes historiadores del mundo económico ya han pasado a estudiar parte de los fondos, todavía quedan muchas otras secciones que se tienen que abrir a la investigación. Por ejemplo, acabamos de cambiar la base de datos del archivo de Lotus Note a Odilo, que es una solución que hemos implantado hace un año y estamos acabando de depurar y refinar para publicarla en nuestra página web. Se va a publicar como un Opac amigable para que cualquier investigador pueda utilizar y acceder desde cualquier parte del mundo. Este trabajo implica no solo la tecnología de la base de datos, sino además, la normalización de sus fondos, contenidos, fichas de descripción, índices, cuadros de clasificación, etc. También, estamos desarrollando proyectos de digitalización por seguridad –preservación- y para facilitar su difusión, pero al disponer de tantos kilómetros de documentos, hemos tenido que priorizar y seleccionar. Hemos empezado por documentos más singulares como son los planos de los edificios del Banco, de los dos edificios de Madrid y de las sucursales que tuvo el Banco. El Banco ahora solo tiene 15 sucursales pero llego a tener 72 por toda España, por lo que tenemos una colección de planos maravillosa de la arquitectura de los edificios. Estos planos ya fueron recuperados hace unos años, catalogados, digitalizados… y ahora ha dado lugar al libro Planos históricos de los edificios de Banco de España, que acabamos de publicar y puede consultarse on-line y en papel. Y eso es una línea de trabajo que queremos seguir, hacer el proceso completo de recuperar fondos, catalogarlos, describirlos, restaurarlos y publicarlos.

También, cada año llevamos a cabo proyectos de restauración importantes. Este año restauraremos 400 libros que el pasado año diagnosticamos con diferentes patologías. Por ejemplo, hace unos años restauramos las 148.668 acciones del Banco de San Carlos (estas acciones se cambiaron a los accionistas cuando el Banco de San Carlos pasó a ser Banco San Fernando, las acciones estaban en manos de diferentes particulares con múltiples situaciones de conservación: sucias, deterioradas, con hongos, rotas…), tenerlas en perfecto estado nos ha permitido dejarlas ahora para la exposición que está realizando el Museo Arqueológico sobre el reinado del Rey Carlos III. La restauración de estas acciones la realizamos en el Banco por seguridad, supuso montar un taller de restauración propio durante casi dos años.

Actualmente, otro de los fondos que estamos sacando a la luz, es el fondo fotográfico que tiene Banco de España que no se había singularizado antes, ya que se trataban dentro de la documentación normal. Hicimos un pequeño proyecto piloto para valorar el volumen de fotos que tenía el archivo y encontramos unas 10.000 inicialmente y luego llegamos a localizar 30.000, en un principio estamos revisando los fondos que tienen más posibilidad de contener fotos pero esperamos encontrar muchas más. Como el Banco tenía recursos, en seguida empezó a fotografiar a todos los empleados. Las fotos más antiguas que tenemos son del siglo XIX.

Pero el proyecto que más me preocupa y que espero que tengamos implantado la próxima primavera es el de la digitalización garantizada en el Banco. El primer punto dónde lo vamos a realizar es en el Registro General en Madrid y en las 15 sucursales. Transformaremos a digital todos los documentos de papel que entren y salgan del Banco, es un proyecto complejo que tiene una parte tecnológica muy importante: máquinas para digitalizar (Hw), software de escaneo, componentes de firma electrónica pero no sólo es tecnología, hablamos de cambiar la manera de trabajar de muchísimas personas lo que implica desarrollo de normativa, elaboración de procedimientos, normalización de conceptos, implicará importantes acciones de gestión del cambio. En este proyecto hemos utilizado como base algunos elementos que ya teníamos implantados como el registro electrónico o la aplicación de gestión documental corporativa.

La adaptación del Banco a la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo a lo largo de este 2017 espero que sea el espaldarazo e impulso definitivo para la extensión de la gestión documental corporativa en todas las unidades.

¿Desde cuándo existen los profesionales de la información en el Banco?

Como os estoy diciendo el Banco siempre ha tenido una conciencia clara de la importancia de las unidades de Gestión de la información y archivo, y desde su inicio tuvo archiveros, como es el caso de Juan Agustín Cean Bermúdez que fue archivero del Banco de San Carlos hasta que le nombraron Director del Archivo de Indias. Aunque el periodo de gran cambio se produce con la llegada en los años 40 de un profesor de EEUU llamado Hamilton que empieza a investigar los fondos (su petición está recogida en las Actas de la Comisión Ejecutiva que le autoriza a hacer copias de la documentación que solicita) y es en ese momento cuándo el Banco toma conciencia de la importancia y de la utilidad de sus fondos más allá de la propia institución y su uso interno. Pero hasta el año 1982 no se abre la sala de investigadores, cuando el Banco decide que todos los documentos que tienen más de 40 años van a pasar a formar parte de su Archivo Histórico que son los fondos consultables y es cuando decide contratar a verdaderos profesionales. Ahora mismo tenemos unos perfiles profesionales totalmente heterogéneos, ya que como veis tratamos con un gran volumen de información de diferentes fondos y diferentes actividades.

Por lo que nos vas contando, ya vemos que el grado de profesionalización en Banco de España en muy grande y hay una conciencia clara de la importancia de los profesionales de la información desde su origen ¿Cómo es actualmente?

Bueno, hablando del tema de los archivos como hemos dicho no es hasta los años 80 cuando se incorpora la primera responsable del Archivo y los primeros archiveros, con un concepto mucho más amplio de lo que es un archivo, su difusión y profesionalización. Y en el 2000 cuando empieza el documento electrónico, es cuando el Banco de España, se da cuenta de la importancia de incorporar profesionales de la Gestión de la Documentación con una formación diferente: documentalistas, expertos en bases de datos, documentos electrónicos, metadatos, procesos… Y es en el año 2005, cuando entramos a trabajar 5 documentalistas para encargarnos de esas funciones. A partir de ahí, nos vamos profesionalizando cada vez más y vamos completando ese perfil de gestor de la información que abarca todo el ciclo de vida del documento. Una cosa importante, es que la Biblioteca del Banco no tiene nada que ver con nosotros. La Biblioteca del Banco de España depende de la Dirección General de Economía y Estadística, trabajamos y colaboramos en muchas actividades pero pertenecemos a direcciones generales diferentes.

También, es importante tener en cuenta que además de en nuestra División formada por archiveros y documentalistas, existe documentalista embebidos en las áreas de negocio del Banco con funcionamiento independiente de apoyo a estas unidades. Estos documentalistas principalmente se encargan de la gestión de la documentación de los grupos de trabajo internacionales en los que el Banco participa, que son cientos. Esta documentación que manejan tiene una gestión muy especial, tiene que ser tratada de una forma muy rápida (necesitan recopilar información y distribuirla a los miembros de los grupos de trabajo), tienen que saber seleccionar y recoger muy bien la decisiones que se toman. Hay actualmente más de 10 documentalistas de este tipo que también trabajan en común con nosotros.

Algunos departamentos se han dado cuenta que prefieren tener documentalistas profesionales que aportan un valor añadido no solo de ordenación si no de tratamiento documental que facilita el acceso a la información a todo el equipo. Y a raíz de esta sensibilidad, según se han ido jubilando administrativos, los departamentos han pedido que sean sustituidos por documentalistas. De hecho este año pasado se han sacado plazas y hemos contratado a 10 documentalistas y archiveros en el Banco, la mitad fueron para la División de Gestión de Documentos y Archivos pero la otra mitad se han repartido por otras áreas del Banco.

¿Cuál es el tipo de perfil que solicitáis en la convocatoria?

Como el primer paso consiste en un examen de inglés de nivel muy alto, que es lo habitual en Banco de España para todos sus profesionales, el conocimiento de inglés es imprescindible. Y después, personas que tengan conocimientos técnicos muy buenos de documentación, archivística e informática con una experiencia contrastada. Puedes entrar de dos maneras, como nivel 14 que es grupo directivo (como ayudante de bibliotecas o archivo) o como nivel 9 (que sería como Facultativo). Para nivel 14 se pide dos años de experiencia y para nivel 9, cuatro o más años de experiencias. El conocimiento técnico (informático) es muy importante porque aunque nosotros no desarrollamos, de eso se encarga el departamento de Sistemas de Información, si realizamos los diseños funcionales, identificando y describiendo los requisitos que cubran nuestras necesidades. También, es muy importante que las personas sepan trabajar con metodología de proyectos: saber plantear objetivos, utilizar bien los recursos, planificar, medir nuestro trabajo… Pero no es fácil encontrar perfiles así.

¿Consideras que la formación académica que se han venido ofreciendo en los últimos años a los diplomados y licenciados en Documentación es acorde a las demandas laborales?

Bueno para los puestos que nosotros ofertamos las personas que acaban de acabar la carrera, todavía, no tiene el perfil adecuado. Es una pena y me gustaría que no fuera así. Saben de documentación pero para trabajar además se necesita tener otra serie de conocimientos más trasversales. Por ejemplo, cuando se acaba la carrera no tienen ni idea de gestión de proyectos, nunca lo han hecho. No es muy difícil, cuando imparto cursos de gestión de proyectos, siempre digo que es como hacer una tortilla de patata, tenemos los ingredientes, la sartén, hay que pelar las patatas, freírlas, batir los huevos… en el trabajo hay que identificar actividades y tareas, y pensar el tiempo y las personas que necesitamos para ejecutarlo, si podemos realizar actividades en paralelo para ahorrar tiempo, si queremos poner un “colchón” por si algo sale mal… Nosotros como contratamos muchos servicios externos siempre pedimos a las empresas una planificación y un cronograma, y la mayoría no lo facilita. Eso es un ejemplo del problema de desconocimiento general. Otra desventaja que yo encuentro a los profesionales recién graduados es la falta de formación tecnológica, todos saben mucho de redes sociales, pero no de tecnología. Si tienen que hacer un análisis funcional para ver cuáles son los requisitos que necesitamos, y no saben lo que es, tenemos un problema. Por esa razón, yo siempre digo a nuestros estudiantes en prácticas (becarios) que aprovechen para formarse con las herramientas informáticas que tenemos, ya que eso no lo pueden hacer en la universidad, ya que no tienen acceso a estas herramientas muy caras, pero sí en el Banco. Creo que las Facultades de Documentación deberían trabajar en tener acuerdos, convenios…. con las empresas de tecnología y fabricantes que les facilite software para el estudio y conocimiento para sus alumnos… Y por supuesto, mejoraría el nivel de inglés ya que es necesario tener un nivel alto para trabajar en esta profesión.

¿Crees que los profesionales de la información y la documentación se ven obligados a justificar el valor de su trabajo, de sus tareas dentro de la organización en las que trabajan?

Muchas veces sí. Habitualmente trabajamos con grupos de profesionales de otros colectivos dónde hay pocos documentalistas, y estamos en minoría. No se conoce muy bien lo qué hacemos y para qué servimos. No es lo mismo ser un profesional en un entorno en el que solo existen documentalistas a cuando no. Es decir, no es igual ser un archivero en el Archivo Histórico Nacional que ser en el Banco de España, cuyo negocio y principal dificultad, evidentemente, no es su archivo o la gestión de sus documentos.

En el caso de nuestra división es más sencillo ya que formamos un equipo propio e independiente en el Banco (somos una unidad administrativa) en el que hay un gran número de profesionales y no tenemos que competir en minoría con otros colectivos. Aunque siempre hay confusiones, por ejemplo a los que se dedican a la gestión documental siempre les preguntan si son informáticos… La razón es que nosotros trabajamos implantando soluciones muy transversales y ofrecemos muchos servicios diferentes, debemos conocer el negocio del Banco pero no entramos en profundidad en temas económico-financiero, temas legales…

Pero creo que en particular en nuestro Banco si se reconoce nuestro trabajo y rol, de hecho como hemos dicho antes, nuestra profesión ha crecido mucho. El Banco de España, como institución, es un modelo admirable actualmente en el apoyo de nuestra profesión. Un ejemplo es que ganamos igual que el resto de especialistas y técnicos del Banco, estamos en las mismas escalas retributivas. Pero hay que reconocer que no somos un negocio del Banco, que se nos ve como un servicio de apoyo auxiliar que realmente es lo que somos. Un servicio de apoyo interno a las unidades del Banco, de apoyo externo a los investigadores y a los ciudadanos. Es decir, tenemos que ser hábiles, ya que con nuestro trabajo podemos facilitar mucho el trabajo de los demás y por tanto, el negocio del Banco. Tenemos que vendernos como lo que somos, un servicio que facilita la toma de decisiones, te implanto soluciones que te proporcionan de forma pertinente, rápida, precisa la información que necesitas… Ese es nuestro gran valor añadido, no tenemos que sustituir a otros profesionales ni compararnos con ellos, si no que tenemos nuestro propio rol. Pero vamos dando pasos y ese es nuestro camino.

¿Qué opinión te merece el reciente anuncio por parte de la UCM en relación con la reducción del número de Facultades existentes actualmente y la forma en la que afecta a la Facultad de Ciencias de la Documentación?

No sé si responderá a un tema más estratégico o político, no conozco muy bien el contexto, pero me imagino que ira ligado a un ahorro de costes y al descenso de alumnos. No me gusta que desaparezca, ya que perdemos presencia. Y además, es un logro que hemos conseguido y otra vez, damos un paso para atrás. Quizás tendríamos que haber “reinventado” algo…

Seguimos charlando con María mientras nos hacía una visita por el Banco, su archivo histórico, las salas de los Gobernadores con sus grabados de Goya, su exposición de billetes…. María es una gran anfitriona y desde luego, una incansable defensora de nuestra profesión y de nuestro futuro dentro de las grandes Instituciones.

María de Inclán, Carmen García y Blanca San José visitando el Archivo de Banco de España.

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